Halo Sobat Bisnis! Apa kabar? Kalian sudah menggunakan Dropbox untuk kebutuhan bisnis kalian? Dropbox adalah salah satu aplikasi penyimpanan online yang populer dan mudah digunakan. Namun, beberapa orang mungkin belum tahu cara mengoptimalkan penggunaan Dropbox bagi bisnis mereka.
Pada artikel ini, kita akan membahas cara-cara naikin Dropbox bisnis gratis. Kita akan membahas fitur-fitur yang bisa dimanfaatkan, tips dan trik untuk mengoptimalkan penggunaan Dropbox, dan juga menjawab beberapa pertanyaan umum tentang Dropbox.
1. Menggunakan Fitur Kolaborasi
Dropbox bisa membantu kalian untuk bekerja secara kolaboratif dengan anggota tim kalian. Kalian bisa mengundang anggota tim kalian untuk bergabung dengan folder Dropbox yang kalian miliki. Hal ini akan memudahkan kalian untuk bekerja bersama-sama dalam satu dokumen tanpa harus saling mengirimkan file melalui email.
Dalam sebuah proyek bisnis, fitur kolaborasi ini sangat berguna karena memudahkan tim kalian untuk saling berbagi ide, memberikan feedback, dan memantau perkembangan proyek.
Untuk mengundang anggota tim kalian, cukup buka folder yang kalian ingin berbagi, lalu klik tombol “Invite People” di sudut kanan atas. Masukkan email anggota tim kalian, lalu klik “Send”. Mereka akan menerima email yang berisi undangan untuk bergabung dengan folder Dropbox kalian.
Fitur kolaborasi ini bisa kalian nikmati secara gratis.
2. Menggunakan Fitur Paper
Fitur Paper adalah fitur baru dari Dropbox yang memungkinkan kalian untuk membuat dokumen secara bersama-sama dengan anggota tim kalian. Dokumen yang kalian buat bisa mencakup teks, gambar, video, dan bahkan kode.
Dalam fitur Paper ini, kalian bisa menambahkan komentar, membuat to-do list, atau bahkan memasukkan file dari Dropbox ke dalam dokumen. Fitur ini sangat berguna untuk proyek-proyek yang membutuhkan banyak kolaborasi antar anggota tim.
Fitur Paper ini juga tersedia secara gratis, dan bisa kalian nikmati dengan membuat akun Dropbox.
3. Menggunakan Fitur Smart Sync
Fitur Smart Sync adalah fitur yang memungkinkan kalian untuk mengakses file Dropbox kalian tanpa harus mendownloadnya terlebih dahulu ke perangkat kalian. Hal ini sangat membantu kalian yang memiliki file Dropbox yang berukuran besar.
Jika kalian ingin mengakses file yang ada di Dropbox kalian, cukup klik kanan pada file tersebut, lalu pilih “Smart Sync”. File tersebut akan langsung muncul di perangkat kalian tanpa harus kalian download terlebih dahulu.
Fitur Smart Sync ini tersedia secara gratis dalam akun Dropbox kalian.
4. Menggunakan Fitur Showcase
Fitur Showcase merupakan fitur yang memungkinkan kalian untuk membuat presentasi dari file-file yang ada di Dropbox kalian. Fitur ini sangat berguna jika kalian ingin mempresentasikan hasil kerja kalian kepada klien atau rekan bisnis kalian.
Dalam fitur Showcase ini, kalian bisa menambahkan teks, gambar, video, dan link ke file Dropbox kalian. Kalian juga bisa menambahkan catatan untuk setiap slide presentasi yang kalian buat.
Fitur Showcase ini tersedia dalam akun Dropbox kalian secara gratis.
5. Menyinkronkan Dropbox dengan Aplikasi Pihak Ketiga
Dropbox bisa disinkronkan dengan aplikasi pihak ketiga yang kalian gunakan untuk kebutuhan bisnis kalian. Hal ini akan memudahkan kalian untuk mengakses file-file Dropbox kalian dari aplikasi pihak ketiga tersebut.
Beberapa aplikasi yang bisa disinkronkan dengan Dropbox antara lain Slack, Trello, Asana, dan Google Drive. Dengan menyinkronkan Dropbox kalian dengan aplikasi pihak ketiga ini, kalian akan lebih mudah dalam mengelola file Dropbox kalian.
Untuk menyinkronkan Dropbox kalian dengan aplikasi pihak ketiga, kalian perlu mengecek apakah aplikasi tersebut mendukung integrasi dengan Dropbox. Jika iya, kalian bisa menghubungkan akun Dropbox kalian dengan aplikasi tersebut.
6. Meningkatkan Keamanan Dropbox Kalian
Dropbox memiliki fitur keamanan yang cukup kuat, namun ada beberapa hal yang bisa kalian lakukan untuk meningkatkan keamanan Dropbox kalian.
Pertama, pastikan kalian menggunakan kata sandi yang kuat dan unik untuk akun Dropbox kalian. Jangan gunakan kata sandi yang mudah ditebak seperti tanggal lahir atau nama hewan peliharaan kalian.
Kedua, aktifkan fitur two-step verification pada akun Dropbox kalian. Fitur ini memungkinkan kalian untuk mengkonfirmasi login kalian melalui SMS atau aplikasi autentikasi setiap kali kalian login ke akun Dropbox kalian.
Ketiga, pastikan kalian hanya mengundang anggota tim kalian yang memang membutuhkan akses ke folder Dropbox kalian. Jangan mengundang orang yang tidak dikenal ke folder Dropbox kalian.
Keamanan Dropbox kalian sangat penting untuk menjaga kerahasiaan data bisnis kalian. Pastikan kalian mengikuti tips-tips di atas untuk meningkatkan keamanan Dropbox kalian.
7. Menjaga Kapasitas Dropbox Kalian
Dropbox memiliki kapasitas penyimpanan yang terbatas, terutama jika kalian menggunakan versi gratis. Oleh karena itu, penting untuk menjaga kapasitas Dropbox kalian agar tidak penuh.
Pertama, kalian bisa menghapus file-file yang tidak lagi dibutuhkan dari Dropbox kalian. Jangan sampai ada file-file yang terus-terusan menghabiskan kapasitas Dropbox kalian.
Kedua, kalian bisa memindahkan file-file yang jarang digunakan ke hard drive eksternal atau perangkat penyimpanan lainnya. Hal ini akan membantu kalian mengoptimalkan penggunaan kapasitas Dropbox kalian.
Ketiga, kalian bisa upgrade ke versi yang berbayar untuk mendapatkan kapasitas penyimpanan yang lebih besar. Namun, pastikan kalian benar-benar membutuhkan kapasitas yang lebih besar sebelum melakukan upgrade.
8. Membuat Backup File Dropbox Kalian
Backup file Dropbox kalian sangat penting untuk menjaga data bisnis kalian tetap aman. Kalian tidak pernah tahu kapan terjadi masalah dengan server Dropbox, sehingga file-file kalian bisa hilang.
Untuk membuat backup file Dropbox kalian, kalian bisa menggunakan aplikasi backup yang tersedia di pasaran. Beberapa aplikasi backup yang bisa kalian gunakan antara lain Carbonite, Backblaze, dan CrashPlan.
Pastikan kalian memilih aplikasi backup yang sesuai dengan kebutuhan dan budget kalian.
9. Menggunakan Fitur Version History
Dropbox memiliki fitur Version History yang memungkinkan kalian untuk melihat versi file Dropbox kalian yang berbeda-beda. Hal ini sangat berguna jika kalian ingin melihat perubahan yang terjadi pada file Dropbox kalian dari waktu ke waktu.
Untuk menggunakan fitur Version History, cukup klik kanan pada file yang ingin kalian lihat versi history-nya, lalu pilih “Version History”. Dropbox akan menampilkan daftar versi file tersebut yang berbeda-beda.
Fitur Version History ini tersedia secara gratis dalam akun Dropbox kalian.
10. Menggunakan Fitur Password Protected
Fitur Password Protected adalah fitur baru dari Dropbox yang memungkinkan kalian untuk melindungi file-file Dropbox kalian dengan password. Hal ini sangat berguna jika kalian ingin membagikan file Dropbox kalian kepada orang lain, namun tetap ingin menjaga kerahasiaannya.
Untuk menggunakan fitur Password Protected, cukup klik kanan pada file yang ingin kalian lindungi dengan password, lalu pilih “Password Protected”. Dropbox akan meminta kalian untuk memasukkan password yang akan melindungi file tersebut.
Fitur Password Protected ini tersedia secara gratis dalam akun Dropbox kalian.
11. Menggunakan Fitur Remote Wipe
Fitur Remote Wipe adalah fitur yang memungkinkan kalian untuk menghapus file yang ada di perangkat yang hilang atau dicuri. Hal ini sangat berguna jika kalian khawatir dengan keamanan data bisnis kalian jika perangkat kalian hilang atau dicuri.
Untuk menggunakan fitur Remote Wipe, kalian perlu mengaktifkan fitur tersebut pada akun Dropbox kalian. Jika perangkat kalian hilang atau dicuri, kalian bisa mengakses akun Dropbox kalian dari perangkat lain, lalu menjalankan fitur Remote Wipe untuk menghapus data yang ada di perangkat yang hilang atau dicuri tersebut.
Fitur Remote Wipe ini tersedia dalam akun Dropbox kalian secara gratis.
12. Menjaga Kualitas File Dropbox Kalian
Kualitas file Dropbox kalian sangat penting untuk menjaga kerja tim kalian tetap lancar. Jika file di Dropbox kalian jelek atau rusak, bisa membuat pekerjaan kalian menjadi terhambat.
Untuk menjaga kualitas file Dropbox kalian, pastikan kalian menggunakan format file yang benar dan tidak merusak. Jangan mengunduh file yang diunggah oleh orang lain tanpa memastikan kualitasnya terlebih dahulu.
Perhatikan juga kapasitas transfer file Dropbox kalian. Jangan terlalu banyak mengirim file dalam satu waktu, karena hal ini bisa membuat transfer file menjadi lambat.
13. Menggunakan Fitur Download Folder
Fitur Download Folder adalah fitur yang memungkinkan kalian untuk mengunduh seluruh folder Dropbox kalian dalam satu waktu. Hal ini sangat berguna jika kalian ingin memindahkan folder Dropbox kalian ke perangkat atau hard drive eksternal.
Untuk menggunakan fitur Download Folder, cukup klik kanan pada folder Dropbox kalian, lalu pilih “Download”. Dropbox akan memulai proses download folder kalian secara otomatis.
Fitur Download Folder ini tersedia secara gratis dalam akun Dropbox kalian.
14. Menggunakan Fitur Selective Sync
Fitur Selective Sync adalah fitur yang memungkinkan kalian untuk memilih folder-dropbox mana yang ingin kalian sinkronkan ke perangkat kalian. Hal ini sangat berguna jika kalian memiliki banyak folder di Dropbox kalian, namun tidak semuanya perlu diakses di setiap perangkat kalian.
Untuk menggunakan fitur Selective Sync, buka aplikasi Dropbox kalian di perangkat kalian, lalu pilih “Preferences”. Pilih tab “Sync” dan kemudian centang folder-dropbox mana yang ingin kalian sinkronkan ke perangkat kalian.
Fitur Selective Sync ini tersedia secara gratis dalam akun Dropbox kalian.
15. Menggunakan Fitur Camera Upload
Fitur Camera Upload adalah fitur yang memungkinkan kalian untuk mengupload foto dan video yang kalian ambil dari perangkat kalian secara otomatis ke akun Dropbox kalian. Hal ini sangat berguna jika kalian sering mengambil foto atau video untuk kebutuhan bisnis kalian.
Untuk menggunakan fitur Camera Upload, cukup aktifkan fitur tersebut di aplikasi Dropbox kalian. Setiap kali kalian mengambil foto atau video dari perangkat kalian, file tersebut akan otomatis diupload ke akun Dropbox kalian.
Fitur Camera Upload ini tersedia secara gratis dalam akun Dropbox kalian.
16. Menggunakan Fitur Shared Links
Fitur Shared Links adalah fitur yang memungkinkan kalian untuk membagikan file atau folder Dropbox kalian kepada orang lain melalui link yang kalian berikan. Hal ini sangat berguna jika kalian ingin membagikan file Dropbox kalian kepada orang yang tidak memiliki akun Dropbox.
Untuk menggunakan fitur Shared Links, buka file atau folder yang ingin kalian bagikan, lalu klik “Share”. Dropbox akan memberikan link yang bisa kalian salin dan berikan kepada orang yang ingin kalian bagikan file atau folder Dropbox kalian.
Fitur Shared Links ini tersedia secara gratis dalam akun Dropbox kalian.
17. Menggunakan Fitur File Requests
Fitur File Requests adalah fitur yang memungkinkan kalian untuk meminta file dari orang lain. Hal ini sangat berguna jika kalian membutuhkan file dari klien atau mitra bisnis kalian.
Untuk menggunakan fitur File Requests, buka aplikasi Dropbox kalian, lalu klik “File Requests”. Kalian bisa membuat form yang berisi instruksi dan kriteria file yang kalian butuhkan. Setelah form tersebut dibuat, kalian bisa memberikannya kepada orang yang ingin kalian minta file-nya.
Fitur File Requests ini tersedia secara gratis dalam akun Dropbox kalian.
18. Menonaktifkan File Preview
File Preview adalah fitur yang memungkinkan kalian untuk melihat isi file tanpa harus membukanya. Hal ini berguna untuk melihat cepat isi file di Dropbox kalian.
Namun, jika kalian ingin menjaga privasi data kalian, kalian bisa menonaktifkan fitur File Preview ini. Dengan menonaktifkan fitur ini, orang lain tidak bisa melihat isi file Dropbox kalian tanpa harus membukanya terlebih dahulu.
Untuk menonaktifkan fitur File Preview, buka aplikasi Dropbox kalian, lalu klik “Preferences”. Pilih tab “General” dan kemudian hilangkan centang pada kotak “Enable File Preview”.
Fitur ini tersedia secara gratis dalam akun Dropbox kalian.
19. Menggunakan Fitur Paper Templates
Fitur Paper Templates adalah fitur yang memungkinkan kalian untuk membuat dokumen dengan cepat menggunakan template yang sudah disediakan oleh Dropbox. Hal ini sangat berguna jika kalian memiliki deadline yang ketat dan perlu membuat dokumen dengan cepat.
Untuk menggunakan fitur Paper Templates, buka fitur Paper di aplikasi Dropbox kalian, lalu klik “Create a new Paper”. Dropbox akan menampilkan beberapa template yang bisa kalian pilih sesuai kebutuhan kalian.
Fitur Paper Templates ini tersedia secara gratis dalam akun Dropbox kalian.
20. Menggunakan Fitur Search
Fitur Search adalah fitur yang memungkinkan kalian untuk mencari file atau folder yang ada di Dropbox kalian dengan cepat. Hal ini sangat berguna jika kalian memiliki banyak file atau folder di Dropbox kalian.
Untuk menggunakan fitur Search, buka aplikasi Dropbox kalian, lalu ketik kata kunci yang ingin kalian cari di kolom pencarian. Dropbox akan menampilkan file atau folder yang sesuai dengan kata kunci yang kalian masukkan.
Fitur Search ini tersedia secara gratis dalam akun Dropbox kalian.
FAQ
1. Apakah Dropbox bisa digunakan untuk bisnis?
Ya, Dropbox bisa digunakan untuk kebutuhan bisnis. Dropbox memiliki fitur
