Halo Sobat Bisnis, dalam dunia bisnis, ada banyak jenis surat yang harus dibuat untuk menjalankan bisnis dengan baik. Salah satu jenis surat yang paling penting adalah surat resmi bisnis. Surat ini biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan mitra bisnis, klien, atau pihak lain yang terkait dengan bisnis. Sayangnya, tidak semua orang memiliki keahlian dalam membuat surat resmi bisnis. Oleh karena itu, dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara membuat surat resmi bisnis yang baik dan benar.
Persiapan Sebelum Membuat Surat Resmi Bisnis
Sebelum membahas cara membuat surat resmi bisnis, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa persiapan yang harus dilakukan:
1. Tentukan Tujuan dan Isi Surat
Sebelum membuat surat resmi bisnis, Anda harus menentukan tujuan surat dan isi dari surat tersebut. Tujuan surat bisa berupa undangan, permintaan informasi, permintaan kerja sama, atau penawaran bisnis. Sedangkan isi surat harus jelas, singkat, dan mudah dipahami. Pastikan juga Anda mencantumkan informasi yang lengkap, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
2. Pilih Format Surat yang Tepat
Setelah menentukan tujuan dan isi surat, Anda juga harus memilih format surat yang tepat. Format surat yang umum digunakan dalam bisnis adalah blok style dan modified block style. Blok style adalah format surat di mana semua paragraf dijajaran ke kiri, tanpa indentasi. Sedangkan modified block style adalah format surat di mana paragraf pertama diindentasi, sedangkan paragraf selanjutnya dijajaran ke kiri.
3. Gunakan Bahasa yang Sesuai
Saat membuat surat resmi bisnis, pastikan Anda menggunakan bahasa yang sesuai dan sopan. Hindari menggunakan kata-kata yang kasar atau tidak pantas. Gunakan kalimat yang jelas dan mudah dipahami oleh penerima surat. Pastikan juga Anda mencantumkan salam pembuka dan salam penutup yang tepat.
4. Gunakan Kata Ganti Orang yang Tepat
Saat membuat surat resmi bisnis, pastikan Anda menggunakan kata ganti orang yang tepat. Jika surat ditujukan kepada satu orang, gunakan kata ganti orang tunggal seperti ‘saudara’. Sedangkan jika surat ditujukan kepada beberapa orang, gunakan kata ganti orang jamak seperti ‘saudara-saudara’.
5. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan
Jika surat resmi bisnis memerlukan lampiran, pastikan lampiran tersebut disertakan dalam surat. Sertakan informasi singkat tentang lampiran pada surat, seperti jenis lampiran dan jumlah lampiran.
Panduan Langkah demi Langkah Membuat Surat Resmi Bisnis
Setelah melakukan persiapan awal, Anda sudah siap untuk membuat surat resmi bisnis. Berikut adalah panduan langkah demi langkah:
1. Surat Resmi Bisnis harus Dimulai dengan Kop Surat
Kop surat adalah bagian awal dari surat resmi bisnis. Kop surat biasanya mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email. Pastikan kop surat dicetak dalam kertas yang berkualitas tinggi. Anda bisa membuat desain kop surat yang menarik dan sesuai dengan gaya bisnis Anda, agar surat terlihat profesional dan berkualitas.
2. Tulis Tanggal dan Nomor Surat
Setelah kop surat, tulis tanggal surat dan nomor surat di sisi kanan surat. Nomor surat bisa berupa kode unik yang menunjukkan jenis surat dan urutan surat. Misalnya, jika surat adalah penawaran bisnis pertama, nomor surat bisa berupa PB-01.
3. Tulis Salam Pembuka yang Tepat
Setelah nomor surat, tulis salam pembuka yang tepat. Salam pembuka biasanya terdiri dari ‘Yang terhormat’ atau ‘Kepada Yth’. Pada salam pembuka, cantumkan nama penerima surat dengan benar. Jika tidak diketahui siapa penerima surat, gunakan salam pembuka umum seperti ‘Yang terhormat Bapak/Ibu’.
4. Tulis Isi Surat yang Jelas dan Singkat
Setelah salam pembuka, tulis isi surat yang jelas dan singkat. Pastikan Anda mengorganisir isi surat dengan baik, agar mudah dipahami oleh penerima surat. Gunakan paragraf yang singkat dan jelas. Jangan lupa untuk mencantumkan informasi yang lengkap, seperti tujuan surat, informasi bisnis, atau informasi lain yang relevan.
5. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Menghormati
Saat menulis surat resmi bisnis, pastikan Anda menggunakan bahasa yang sopan dan menghormati. Hindari bahasa yang kasar atau tidak pantas. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Sertakan kata-kata yang sopan, seperti ‘mohon’, ‘terima kasih’, atau ‘dengan hormat’.
6. Tulis Salam Penutup yang Tepat
Setelah isi surat, tulis salam penutup yang tepat. Salam penutup biasanya terdiri dari ‘Hormat saya’ atau ‘Salam Hormat’. Pada salam penutup, cantumkan nama Anda dan jabatan Anda dalam perusahaan.
7. Tandatangani Surat dengan Tinta
Setelah salam penutup, tandatangani surat dengan tinta. Tandatangan harus asli dan tidak bisa dicetak atau ditandatangani secara digital. Jangan lupa untuk mencantumkan nama Anda dan jabatan Anda dalam perusahaan.
Tips dan Trik Membuat Surat Resmi Bisnis yang Baik dan Benar
Selain panduan langkah demi langkah yang sudah disebutkan di atas, ada beberapa tips dan trik yang bisa Anda gunakan untuk membuat surat resmi bisnis yang baik dan benar.
1. Rapihkan Penulisan Surat
Pastikan penulisan surat resmi bisnis Anda rapi dan teratur. Gunakan tata letak dan huruf yang konsisten. Hindari penggunaan huruf kapital yang berlebihan, karena akan sulit dibaca. Gunakan spasi yang cukup di antara paragraf, agar surat terlihat lebih mudah dibaca.
2. Periksa Kembali Surat Sebelum Dikirim
Sebelum mengirimkan surat resmi bisnis, pastikan Anda telah memeriksa kembali surat tersebut. Periksa tata letak, kesalahan penulisan, atau ketidakkonsistenan dalam bahasa. Pastikan surat terlihat profesional dan berkualitas tinggi.
3. Sertakan Informasi Kontak yang Jelas
Pastikan Anda mencantumkan informasi kontak yang jelas pada surat resmi bisnis. Informasi kontak bisa berupa nomor telepon, email, atau alamat kantor. Pastikan informasi tersebut lengkap dan mudah dihubungi oleh penerima surat.
4. Sertakan Tanda Terima Surat
Jika surat resmi bisnis memerlukan balasan dari penerima surat, sertakan tanda terima surat pada surat tersebut. Tanda terima surat biasanya berupa formulir kecil yang harus diisi dan dikirimkan kembali ke pengirim surat. Dengan tanda terima surat, Anda bisa memastikan bahwa surat tersebut telah diterima dan dibaca oleh penerima surat.
FAQ
1. Apa itu Surat Resmi Bisnis?
Surat resmi bisnis adalah jenis surat yang digunakan dalam bisnis untuk berkomunikasi dengan mitra bisnis, klien, atau pihak lain yang terkait dengan bisnis. Surat resmi bisnis biasanya mencantumkan informasi tentang bisnis, seperti tujuan surat, deskripsi produk atau jasa, atau permintaan kerja sama.
2. Apa Saja Isi yang Harus Ada dalam Surat Resmi Bisnis?
Isi yang harus ada dalam surat resmi bisnis antara lain adalah tujuan surat, informasi bisnis atau produk, permintaan kerja sama, atau penawaran bisnis. Isi surat harus jelas, singkat, dan mudah dipahami oleh penerima surat. Pastikan juga Anda mencantumkan informasi kontak yang lengkap dan mudah dihubungi.
3. Bagaimana Cara Membuat Surat Resmi Bisnis yang Baik dan Benar?
Untuk membuat surat resmi bisnis yang baik dan benar, Anda harus melakukan persiapan awal, seperti menentukan tujuan surat, memilih format surat yang tepat, dan menggunakan bahasa yang sopan dan menghormati. Selain itu, Anda juga harus mengikuti panduan langkah demi langkah yang sudah disebutkan di atas. Pastikan isi surat jelas, singkat, dan mudah dipahami oleh penerima surat.
4. Apa Saja Tips dan Trik untuk Membuat Surat Resmi Bisnis yang Baik?
Beberapa tips dan trik untuk membuat surat resmi bisnis yang baik antara lain adalah merapihkan penulisan surat, memeriksa kembali surat sebelum dikirim, mencantumkan informasi kontak yang jelas, dan menyertakan tanda terima surat jika diperlukan. Dengan menerapkan tips dan trik tersebut, Anda bisa membuat surat resmi bisnis yang terlihat profesional dan berkualitas tinggi.
| Tabel 1: Contoh Format Surat Bisnis Blok Style | Tabel 2: Contoh Format Surat Bisnis Modified Block Style |
|---|---|
|
Kepada Yth, Nama Penerima Surat Nama Perusahaan Alamat Perusahaan Kota, Provinsi Perihal: Undangan Seminar Bisnis Dalam rangka memperkenalkan produk baru kami, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri seminar bisnis yang akan diselenggarakan pada: Hari/Tanggal: Senin, 1 Januari 2022 Waktu: 08.00 – 12.00 WIB Tempat: Ballroom Hotel X, Jakarta Kami berharap Bapak/Ibu dapat hadir dalam acara tersebut. Terima kasih atas perhatiannya dan kami tunggu kehadiran Bapak/Ibu. Hormat kami, Nama Pengirim Surat Jabatan Pengirim Surat |
Kepada Yth, Nama Penerima Surat Nama Perusahaan Alamat Perusahaan Kota, Provinsi Perihal: Penawaran Kerja Sama Bisnis Dengan hormat, Kami dari PT ABC, perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultan bisnis, ingin menawarkan kerja sama bisnis kepada perusahaan Bapak/Ibu. Kami dapat membantu perusahaan Bapak/Ibu dalam memaksimalkan profitabilitas dan efisiensi bisnis dengan berbagai layanan konsultan bisnis yang kami miliki, seperti:
Kami berharap dapat bekerja sama dengan perusahaan Bapak/Ibu untuk meningkatkan kesuksesan bisnis di masa depan. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di nomor telepon atau email yang tertera di bawah ini. Terima kasih atas perhatiannya dan kami tunggu keputusan yang baik dari perusahaan Bapak/Ibu. Hormat kami, Nama Pengirim Surat Jabatan Pengirim Surat |
