Karakteristik administrasi perkantoran

Karakteristik administrasi perkantoran – Kantor merupakan salah satu tempat kerja yang memiliki aturan dan ketentuan khusus, baik bagi para pegawai ataupun mengenai pekerjaan dan tugas mereka. Salah satu aturan dalam perkantoran adalah masalah pengadministrasian. Kantor identik dengan sistem administrasi yang teratur dan ketat. Penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana ciri-ciri dan peranan administrasi perkantor agar pekerjaan kita menjadi lebih efektif dan efisien. Administrasi perkantoran sendiri memiliki beberapa karakteristik yang penting untuk diketahui dalam mengembangkan perusahaan modern, antara lain:

Baca: pengertian administrasi perkantoran adalah

Administrasi Perkantoran bersifat Pelayanan

Administrasi Perkantoran bersifat Pelayanan

Kantor memiliki pekerjaan yang bersifat pelayanan karena berfungsi dalam membantu pekerjaan utama atau pokok agar pekerjaan itu dapat berlangsung secara efektif dan efektif. Pekerjaan kantor dilaksanakan dalam membantu orang lain untuk menyelesaikan tugas-tugasnya lebih efektif. Lantas mengapa administrasi perkantoran bersifat pelayanan? Bersifat pelayanan karena tata usaha perkantoran melayani pelaksanaan pekerjaan operatif dalam mencapai tujuan organisasi kantor tersebut.

Menurut G.R Terry, pekerjaan kantor merupakan pekerjaan pelayanan yang berfungsi untuk meringankan dan memudahkan. Adanya pekerjaan kantor dapat membuat pekerjaan lain lebih berdaya guna dan bisa mendatangkan keuntungan sebagaimana yang diharapkan.

Ahli lain juga mengungkapkan pendapatnya, Robert P. Brecht dan herry L. Wille mengatakan jika pekerjaan kantor berguna sebagai saturan organisasi pelayanan yang memiliki tujuan untuk memberikan pelayanan bagi bagian perusahaan atau organisasi. Pekerjaan kantor tidak akan mendatangkan laba secara langsung pada perusahaan sebagaimana yang dilaksanakan oleh pekerjaan operatif, seperti bagian penjualan atau produksi. Meskipun dengan catatan bahwa bagian produksi dan penjualan dapat mendatangkan keuntungan jika pekerjaan kantor berhasil dalam melayani kebutuhan penjualan dan produksi tersebut. Jadi kinerja antara keduanya saling mendukung satu sama lain dan akhirnya bisa mendatangkan keuntungan bersama. Untuk lebih jelas, berikut contohnya:

  1. Bagian pemodalan terbantu dalam menjaga bukti tertulis tentang kedudukan keuangan perusahaan.
  2. Tugas pokok sekolah adalah memberikan pengajaran dan pendidikan pada siswa sesuai tingkatan usianya. Tugas pokok guru
  3. adalah mendidik dan mengajar siswa. Namun, dalam melaksanakan tugasnya, guru membutuhkan bantuan dari pekerjaan
  4. Tata Usaha atau TU, seperti menyiapkan rapor ataupun mencatat kemajuan belajar siswa.
  5. Petugas perpustakaan bertugas dalam pencatatan peminjaman buku siswa di perpustakaan.
  6. Tenaga penjualan terbantu dalam pekerjaan administrasi penjualannya.
  7. Siswa membantu guru dalam mencatat nama-nama siswa yang membuat gaduh di kelas.
  8. Teller bank bertugas mendata orang yang menabung di tempat tersebut.
  9. Bagian produksi terbantu guna menentukan biaya-biaya lebih rendah dan memperbaiki pelayanan.
  10. Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah dalam menyelesaikan tugasnya.
  11. Dokter memeriksa pasien, sedangkan perawat mencatat riwayat atau hasil visum yang dilakukan dokter kemudian akan
  12. disimpan untuk digunakan pada keputusan diagosis penyakit pasien.
  13. Sekretaris membantu atasan dalam menyelesaikan tugas-tugas atasan.

Administrasi Perkantoran bersifat Luas dan Terbuka

Administrasi Perkantoran bersifat Luas dan Terbuka

Pekerjaan kantor dapat dikerjakan di mana saja bagi sebuah organisasi, jadi tidak terbatas pada gedung kantor saja, melainkan kita bisa melakukannya di luar kantor. Perusahaan pastinya memiliki gedung atau tempat yang digunakan untuk bekerja. Namun, beberapa posisi atau pekerjaan memiliki tugas yang mengharukan mereka pergi keluar untuk melaksanakan tugasnya, tapi kantor masih menjadi tempat mereka untuk menyelesaikan laporan atau tugas lainnya. Inilah mengapa administrasi perkantoran bersifat terbuka mengenai tempat pelaksanaan tugas. Sedangkan untuk sifat luasnya, berarti bahwa administrasi kantor dibutuhkan dimana-mana dan dilakukan dalam semua organisasi. Pekerjaan dilakukan oleh semua posisi dalam perusahaan, mulai dari atasan dengan posisi tertinggi hingga pegawai paling bawah sekalipun. Berikut adalah contohnya:

  1. Petugas listrik mencatat meteran listrik di rumah-rumah yang kemudian akan di laporkan ke kantor.
  2. Petugas sensus penduduk menyelesaikan pekerjaan kantornya dengan mendatangi rumah-rumah untuk mendapatkan data yang dibutuhkan.
  3. Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan tuganya dengan memerika karcis penumpang.
  4. Petugas PDAM mencatat meteran air dari rumah-rumah.
  5. Petugas pengirim barang mengantarkan barang-barang ke alamat yang dituju dan mencatat penerimaan.
  6. Polisi yang sedang melakukan razia, mereka mencatat nama pelanggar dan sanki apa yang akan diberikan.
  7. Petugas gas elpiji melakukan pendataan dan pemeriksaan ke rumah-rumah.

Administrasi Perkantoran dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi

Semua pihak perkantoran harus melaksanakan administrasi yang ada, artinya siapa saja yang melaksanakan pekerjaan, mulai dari pimpinan hingga karyawan paling rendah sekalipun terkena aturan administrasi dan mereka harus melakukannya sesuai administrasi yang ada. Perembetan pekerjaan kantor dari organisasi menyebabkan semua orang dalam organisasi tersebut harus melakukan pekerjaan dan pekerjaan itu saling berpengaruh antara satu dengan lainnya.

Administrasi Perkantoran dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi

Meskipun beberapa orang memiliki bagian atau porsinya tersendiri dalam melaksanakan tugas tapi pekerjaan itu bisa menjadi monopoli beberapa pegawai tersebut. Pekerjaan kantor harus dilaksanakan oleh semua orang dalam perusahaan, mulai dari pejabat pimpinan yang paling tinggi hingga pegawai terendah sekalipun sehingga tidak ada sifat istimewa jika sudah menyangkut pengadministrasian kantor karena ini merupakan komitmen bersama anggota perusahaan atau organisasi.

Misalnya seorang direktur menghubungi kantor lain guna menghimpun keterangan atau data yang dibutuhkan atau sebaiknya menunggu telepon dari kantor lain itu. Seorang pegawai dengan posisi yang rendah, tidak hanya bertugas untuk membersihkan tempat-tempat di kantor tapi juga bisa melakukan pekerjaan lain berupa mengantar surat atau mengisi buku ekspedisi. Seorang mandor pabrik mencatat para karyawan atau pekerja yang lembur atau tidak masuk kerja tanpa mengurangi tugas utama dari mandor. Untuk lebih jelasnya, maka simaklah contoh berikut ini:

  1. Kurir, tidak hanya melakukan pengantaran barang pada orang lain tapi juga meminta bukti penerimaan barang atau surat yang diantarkan pada orang yang dituju dan melakukan pencatatan atas itu.
  2. Pengisian jurnal kelas bisa dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas.
  3. Satpam dititipkan surat oleh wali murid lalu ia mencatat dalam buku penerimaan surat baru kemudian ia memberikan surat itu pada orang yang ditujukan.
  4. Siswa yang piket bertugas sebagai resepsionis dan mencatat nama-nama guru yang hadir dan mengajar di kelas.
  5. Manajer bertugas dalam menggerakkan karyawannya untuk bekerja semaksimal mungkin tapi manajer juga harus melakukan
  6. pekerjaan kantor berupa membantu tugasnya dalam mengatur bawahannya, seperti melakukan paggilan telepon pada relai atau menyimpan dokumen sendiri.
  7. Guru bisa menuliskan surat pada kepala sekolah karena tidak dapat hadir untuk mengajar di sekolah.
    Kakak kelas mendatangi kelas-kelas untuk menawarkan dan mencatat siapa saja yang ingin ikut dalam ekstrakulikulernya.

Setelah menguraikan beberapa ciri-ciri dan peranan administrasi perkantoran, kita menjadi lebih tahu bagaimana pekerjaan kantor biasanya bersungsi dengan memberikan bantuan dan merupakan urat nadi dalam organisasi modern. Pada umumnya, pekerjaan kantor terdiri dari aktivitas manajerial, mulai dari perencanaan, penggerakan, pengorganisasian dan pengawasan, sementara secara khususnya untuk pekerjaan operatif sehari-hari atau unit, pekerjaan kantor terdiri dari tugas-tugas mencatat, menggandakan, menghimpun, mengolah, menyimpan dan mengirim.  Itu dia beberapa karakteristik administrasi perkantoran