SOP adalah – Kata SOP mungkin sudah sering Anda dengar, terutama di lingkungan perusahaan atau pekerjaan apapun. Hampir semua lembaga di Indonesia, bahkan dunia mempunyai SOP masing-masing sesuai kebutuhan setiap lembaganya seperti CV, sekolah, PT, kembaga keuangan, lembaga pendidikan, dan lembaga-lembaga lainnya.

SOP merupakan singkatan dari ‘Standar Operasional Prosedur’ yang berarti kumpulan dari peraturan yang dibuat untuk memudahkan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab Anda. SOP sangat dibutuhkan dalam dunia industri dan perusahaan karena setiap orang dalam perusahaan harus mengerti arah dan tujuan dari tugas yang harus dikerjakan.

SOP Adalah

Pengertian SOP

Sebelum menuju pembahasan yang lebih dalam, maka ada baiknya jika kita mengetahui beberapa pengertian dari SPO terlebih dahulu. SOP sering didefinisikan sebagai acuan atau pedoman untuk melakukan pekerjaan atau tugasnya sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja para karyawan sesuai indikator-indikator administrasi, teknik dan prosedural berdasarkan tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja pada unit kerja yang berkaitan. Tujuan utama dari SOP adalah menciptakan komitmen tentang apa yang dilakukan oleh satuan unit kerja perusahaan atau instansi untuk hasil yang lebih optimal.

SOP tidak hanya bersifat internal, melainkan juga eksternal karena SOP digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan yang berhubungan dengan ketepatan waktu dan program serta digunakan untuk menilai kinerja perusahaan di mata masyarakat berupa responsibilitas, akuntabilitas dan responsivitas kinerja perusahaan.

Contoh SOP

SOP harus memenuhi syarat yang baik sehingga hasil yang didapatkan juga akan baik. Apabila Anda bekerja sebagai seorang pegawai di suatu perusahaan koperasi simpan pinjam atau Jasa Keuangan maka Anda harus memahami beberapa SOP, antara lain: SOP pendaftaran nasabah, SOP penyimpanan uang, SOP pemberian pinjaman pada nasabah dan lain sebagainya.

Berbeda lagi jika Anda bekerja sebagai seorang dosen atau guru, pastinya Anda harus menguasai dan memahami beberapa SOP antara lain: SOP pemberian nilai pada anak didik, SOP mengajar di kelas, SOP seorang dokter memberikan pengobatan pada pasien dan seterusnya.

Lantas apa tujuan dan fungsi dari SOP?

tujuan penyusunan SOP

Siapapun yang bekerja dalam perusahaan atau kantor pasti akan membutuhkan SOP. Setiap instansi pasti memiliki cara menyusun SOP yang berbeda-beda. Misalnya, SOP dari perusahaan konveksi pastinya akan sangat berbeda jika dibandingkan dengan industri yang berjalan di bidang pembuatan makanan. Hal ini dikarenakan penyusunan SOP harus dilakukan sesuai dengan profesi dan jenis bidangnya. Selain itu, perusahaan pastinya juga memiliki tujuan yang berbeda-beda sehingga dibutuhkan SOP yang berbeda pula.

Meskipun beberapa pihak menjelaskan SOP dalam bahasa yang berbeda, tapi inti dari pembahasan ini memiliki arti dan maksud yang sama sehingga kita masih bisa menyimpulkan apa saja tujuan dari SOP pada umumnya. Berikut adalah penjelasannya:

  • Memberikan arahan, petunjuk dan pedoman secara umum dan khusus pada suatu lembaga, perusahaan atau instansi dalam melakukan tugas utama dan fungsi dari masing-masingnya. Ketika seorang karyawan mendapatkan jabatan yang baru maka ia akan bingung dan tidak tahu apa yang harus dilakukan serta tugas apa yang harus diselesaikan. Oleh karena itu perusahaan akan membutuhkan SOP untuk menjelaskan mengenai jabatan beserta tugasnya.
  • Membentuk semangat dan tekad yang kuat. SOP akan memberikan gambaran apa-apa saja yang harus diselesaikan sehingga karyawan memiliki tujuan atau target yang harus dicapai sehingga tekad dan semangatnya akan terus meningkat guna mencapai semua itu. Tantangan inilah yang membuat kemauan karyawan meningkat.
  • Menurunkan kemungkinan kegagalan dan kebangkrutan instansi atau perusahaan. Adanya SOP memperjelas tanggung jawab dan pekerjaan yang harus dilakukan sehingga semuanya sudah tertata dengan baik dan diharapkan dengan kinerja yang sistematis ini dapat menghindarkan perusahaan dari kegagalan.

Penjelasan di atas mengungkapkan betapa pentingnya penyusunan SOP pada keberfungsian SOP itu sendiri. Untuk itu, saat ini adalah waktu yang tepat untuk melakukan tugas-tugas sesuai dengan SOP yang merupakan suatu perencanaan kerja. Apabila perencanaan sudah dilakukan dengan baik maka kemungkinkan besar akan melahirkan hasil yang optimal pula.

Selain memiliki tujuan, SOP juga mempunyai fungsi sebagaimana penjelasan di bawah ini:

  • Menurunkan kemungkinan pegawai melakukan kesalahan

Adanya SOP yang baik dan benar maka setiap pegawai atau karyawan mampu menyelesaikan tugasnya sesuai dengan ketentuan yang benar sehingga kesalahan dalam melakukan tugas bisa diminimalisir, baik kesalahan kecil maupun kesalahan besar.

  • SOP sebagai alat penilaian kinerja pegawai

Seorang pegawai atau karyawan yang bisa mengaplikasikan SOP maka dapat dikatakan jika karyawan tersebut sudah melakukan tanggung jawabnya dengan baik dan benar.

Penyusunan SOP ini harus dilakukan pada seluruh komponen perusahaan, tak terkecuali sehingga semuanya harus konsisten dalam penyusunan hingga pelaksanaan SOP ini. Sebaiknya, semua lapisan komponen mulai dari pimpinan, kepala bagian hingga staff paling rendah pun harus saling bekerja sama dalam pembuatan SOP pada perusahaan mereka.

Setelah pembuatan SOP, maka semua orang dalam instansi atau perusahaan tersebut wajib mengikuti dan mematuhi SOP yang sudah disusun bersama sebelumnya. Apabila ada salah satu atau beberapa karyawan yang bekerja tapi tidak mengikuti SPO yang sudah dibuat maka perusahaan tidak akan mencapai hasil yang maksimal.

Ketentuan dalam SOP ini harus dilakukan oleh siapapun dan dalam kondisi apapun. apabila ada salah satu karyawan yang tidak konsisten dalam penerapan SOP maka pihak pimpinan dapat memberikan tindakan tegas, seperti memberikan surat PHK pada pegawai tersebut.

Bayangkan saja jika suatu perusahaan tidak memiliki SOP maka apa yang akan terjadi pada perusahaan tersebut. Ketika suatu perusahaan tidak memiliki pedoman, aturan dan ketentuan kerja maka karyawan akan kebingungan mengenai tugas yang harus diselesaikan. Situ, kesalahan akan terus meningkat karena tidak adanya aturan yang jelas. Oleh karena itu, mengapa aturan ini sangat penting untuk kelancaran perusahaan.

Beberapa perusahaan membuat SOP dengan begitu rinci, namun ada juga yang membuat SOP cukup sebagai kesepakatan antara karyawan dan pimpinan di perusahaan. Hal ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing instansi. SOP yang terlalu ketat juga akan memberikan efek negatif karena fleksibilitas dan kreatifitas karyawan tidaklah bebas sehingga pekerjaan hanya terpaku pada satu pola dan hal ini rawan dengan munculnya kebosanan. Sebaliknya, jika SOP dibuat dengan sangat longgar maka para karyawan tidak akan memiliki kewajiban untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawabnya dengan baik. Oleh karena itu, Anda harus mempertimbangkan banyak hal terlebih dulu sebelum penyusunan SOP.

Penyusunan SOP setidaknya akan sangat membantu kita dalam kelancaran kinerja perusahaan sehingga langkah yang diambil akan mengarah pada tujuan yang diharapkan. Pastikan jika SOP yang Anda buat sudah sesuai dengan kebutuhan dan keadaan Anda agar setiap karyawan dapat menerima aturan yang mengikat mereka dalam suatu organisasi sehingga hasil dari kinerjanya akan lebih optimal. Itu dia beberapa penjelasan mengenai Standar Operasional Prosedur/ SOP.

DOWNLOAD GRATIS:

Ebook Tutorial
e-Faktur Lengkap!

Isi form di bawah ini, ebook akan langsung kami kirim ke alamat email yang Anda gunakan di bawah ini!
KIRIM EBOOK SEKARANG