Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran

Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran

Rancangan yang berguna adalah mempertimbangkan manajemen sebagai proses di mana suatu lingkungan yang cocok diciptakan agar upaya diorganisasikan guna mencapai sasaran yang diharapkan. Brech mendefinisikan Manajemen dan Administrasi Perkantoran sebagai suatu proses sosial yang meminta tanggung jawab demi perencanaan dan pengaturan yang efektif dan ekonomis dari pengoperasian suatu perusahaan, dalam memenuhi suatu tujuan atau tugas yang sudah ditetapkan, tanggung jawab tersebut meliputi:

  • Pengkadian (judgement) dan keputusan (decision) dalam menetapkan rencana, dan pengembangan prosedur data untuk membantu pengendalian pelaksanaan serta kemajuan berdasarkan rencana; dan
  • Bimbingan, integrasi, motivasi dan penyediaan dari personalia yang menyusun perusahaan serta menjalankan pengoprasiannya.

Brech mendefinisikan Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran sebagai: ‘Bagian dari proses menajemen yang berhubungan dengan institusi dan pelaksanaan prosedur yang digunakan untuk menentukan dan mengkomunikasi program, dan perkembangan kegiatan diatur dan dicek berdasarkan target dan rencana.’

Unsur – unsur Dalam Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran

Unsur-unsur manajemen perkantoran

Cara apapun yang digunakan untuk mendefinisikan Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran, ancangan yang bias tidak berguna bagi siapa pun. Terlalu banyak penekanan pada satu unsur tidak membantu membuat subjeknya menjadi lebih mudah untuk dimengerti. Sistem ekonomi merupakan suatu komplek kegiatan dan ini harus membentuk latar belakang manajemen. Barang dan jasa yang diperlukan oleh konsumen harus disuplai dan sarana yang digunakan agar barang dan jasa itu dapat dibeli harus diberikan. Oleh karena itu, peran manajemen haruslah untuk memacu aktivitas ini dengan cara yang paling efisien, dengan menggabungkan faktor-faktor produksi dan distribusi serta mengarahkan usaha orang-orang yang berkepentingan dengan tujuan yang ditetapkan. Apa pun jenis perusahaan (misalnya, departemen pemerintah yang sangat tersentralisasi atau industri yang dinasionalisasi, atau perusahaan niaga), perkembangan manajemennya pada dasarnya sama. Perusahaan memerlukan rencana, pengarahan dan kontrol, dan ketiganya tidak dimungkinkan tanpa organisasi yang efektif.

Unsur-unsur ini, perencanaan, pengarahan, pengendalian (kontrol) dan pengorganisasian, kerap disebut ‘fungsi’ oleh beberapa penulis lain; kegunaan kata ini di dalam buku ini akan dibatasi pada pengelompokan bagian yang khusus, misalnya, produksi, pemasaran, keuangan, dan sebagainya. itulah beberapa unsur dari Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran.

Peranan Manajemen dan Administrasi Perkantoran

Peranan Manajemen dan Administrasi Perkantoran

Semua prinsip Manajemen dan Administrasi perkantoran yang dibahas secara ringkas berlaku untuk manajer administrasi, yang dapat hadir pada semua tingkat organisasi, tetapi cenderung bertahan pada manajemen tingkat menengah. Sedikit sekali yang mencapai tingkat tertinggi, suatu kecenderungan yang semakin meningkat. Mereka biasanya bertanggung jawab kepada kepala departemen fungsional, misalnya keuangan, akunting. Mereka menjalankan kebijakan dan rencana yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak dan dapat dikatakan bahwa salah satu tujuan utama manajer administrasi adalah bahwa mereka memberikan informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan. Informasi ini harus ringkas, akurat, dalam bentuk yang benar, dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah.

Tugas Manajemen dan Administrasi Perkantoran

Mereka terlibat dengan beberapa atau semua hal berikut: perencanaan, analisis organisasi, analisis sistem dan desain, desain bentuk dan kontrol, hubungan personalia, analisis jabatan, prosedur komunikasi tertulis dan lisan, desain dan tata ruang kantor, pembelian dan pengendalian mesin kantor, penyediaan perabot dan suplai, metode kerja yang efisien, pengeposan (mailing), pengarsipan (filing), reproduksi.

Tugas Manajemen dan Administrasi Perkantoran

masalah yang dihadapi oleh manajer Manajemen dan Administrasi perkantoran bahkan lebih besar karena teknologi baru meningkat semakin pesat, menimbulkan perubahan cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yang lebih baru. Perubahan-perubahan ini digambarkan dengan baik oleh Clutterbuck dan Hill dalam buku mereka berjudul The Re-making of Work (Grant McIntyre, London, 1981). Buku tersebut mencakupi bidang-bidang penting dari gaya manajemen yang berubah, dampak teknologi, berbagi pekerjaan, jam kerja yang fleksibel, dan sebagainya dengan contoh-contoh dari Eropa, Amerika dan Jepang, dan memeriksa cara-cara di mana pekerjaan akan berubah, yaitu bagaimana sikap kita terhadap pekerjaan akan berubah dan bagaimana garis demarkasi tradisional antara pekerjaan purnawaktu, pekerjaan paruh waktu,pengangguran dan waktu senggang akan menjadi semakin kabur.

Perubahan teknologis mempengaruhi setiap industri dan gagasan inovatif diperlukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dan efektif. Di sini, perkembangan dalam komunikasi dan komputer dihubungkan secara erat.

Perubahan ekonomi mempengaruhi banyak bidang, terutama kenyataan bahwa negara-negara berkembang tengah mengambil bagian yang lebih besar dari produksi manufaktur. Untuk memerangi barang impor dengan biaya tenaga kerja yang rendah, perusahaan melakukam investasi besar dalam otomatisasi yang tentu saja menimbulkan kecemasan pada banyak orang yang takut kehilangan pekerjaan.

Clutterbuck dan Hill mengatakan bahwa salah satu aspek perubahan sosial adalah penting dan menyangkut pangsa (segment) populasi yang dikatakan tidak diaktifakan oleh motivasi yang ‘normal’ dari uang, sukses atau kekuasaan, yang memberikan pemuasan diri bagi kebanyakan orang. Mereka lebih termotivasi oleh kebutuhan dan keinginan batin mereka sendiri dan tidak berespons terhadap ‘norma’ tersebut.

Implikasinya bagi menajer adalah bahwa bila kelompok ini tidak memperoleh ganjaran pribadi dan pemenuhan yang mereka inginkan, maka mereka mungkin bekerja lebih sedikit dan mencari pemenuhan dalam pengejaran yang lain. Pentingnya kepuasan kerja sudah jelas. Manajer dan adminstrator masa datang yang cakap mungkin termotivasi lebih sedikit oleh janji bayaran ekstra atau promosi untuk pelaksanaan kerja yang baik dari pada oleh peluang untuk meluaskan dan menerima kendali yang lebih besar dalam pekerjaan mereka.

Satu komentar akhir perlu diperhatikan pada tahap ini. mengenai Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran Diramalkan bahwa antara tahun 1971 dan 1986, jumlah orang dengan kualifikasi sarjana atau lebih tinggi lagi akan berlipat dua. Ini menyiratkan bahwa mungkin saja terjadi penurunan dalam hal wewenang. Keputusan dari atas kini bahkan semakin dipertanyakan oleh tingkat yang lebih rendah dalam hierarki. Sebagai contoh, ada lebih sedikit kecenderungan untuk menerima kondisi kerja yang buruk dan peralatan yang berbahaya. Manajer administrasi harus menyadari perubahan ini dan banyak lagi perubahan lain yang berlangsung di dalam masyarakat dewasa ini dan pola kerja normal yang berubah. Sebagai contoh, terjadi perubahan dalam peranan suami dan istri, di mana lebih banyak wanita yang bekerja dan mengerjakan pekerjaan yang secara tradisional dikerjakan oleh pria, dan lebih banyak suami yang tinggal di rumah.

Manajemen Perkantoran

Pengertian Manajemen Kantor

Institute of Administrative Management mendefinisikan Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran sebagai:
Cabang manajemen yang berhubungan dengan pelayanan pemerolehan, perekaman dan penganalisisan informasi, pelayanan perencanaan, dan pelayanan komunikasi, yang oleh manajemen perusahaan digunakan untuk mengamankan asetnya, memacu urusannya, dan mencapai sasarannya. Walaupun menjelaskan tujuan manajer kantor, definisi ini tidak membicarakan ruang lingkup pekerjaannya dalam praktek. Dalam memberikan berbagai pelayanan ini, manajer kantor bertanggung jawab atas efisien dan keefektifan para bawahannya. Staf kantor harus efisien: masing-masing juru tulis harus memberikan hasil kerja yang masuk akal setiap hari, dalam hal kuantitas maupun kualitas. Namun, itu saja tidak cukup. Pekerjaan juga harus efektif dalam hal biaya sehingga memberikan kontribusi riil pada jalannya perusahaan.

Definisi yang lebih awal membuat analisis luas dari pekerjaan manajer kantor sebagai berikut:
Manajemen dan Administrasi kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuannya sudah ditetapkan. Keempat unsur pokok yang muncul diperjelas di bawah.

Tujuan Manajemen dan Administrasi Perkantoran

Tanpa kesadaran akan tujuan atau kegunaan yang sebenarnya, manajer kantor tidak dapat membuat keputusan yang benar atau menjamin keefektifan pekerjaan yang dilakukan.

Lingkungan

Ini tidak mengacu pada lingkungan fisik di dalam kantor, tetapi berhubungan dengan faktor luar; perusahaan yang dilayani oleh kantor, industri dan kegiatan lain di mana perusahaan terletak di dalamnya, adat dan hukum komunitas di mana perusahaan beroperasi. Faktor lingkungan selalu berubah dan kantor harus bereaksi untuk berubah bersamanya.

Sarana

Manajer kantor harus mengambil manfaat terbaik dari bangunan, metode, komputer dan peralatan serta teknik lain. Saran baru selalu dikenbangkan dan harus diterapkan setiap kali akan menghasilkan efisiensi atau keefektifan yang lebih besar.

Personel

Juru tulis yang menggunakan sarana merupakan unsur terpenting di antara keempat unsur tersebut; mereka pun kerap merupakan unsur yang paling sulit dimengerti. Merekalah yang menjadikan manajemen kantor sebagai seni sekaligus ilmu. Apa pun mesing yang digunakan, menajemen pada dasarnya tetap merupakan kepemimpinan atas manusia – dan sasaran akhirnya tetap melayani umat manusi.

Terminologi Manajemen dan Administrasi Perkantoran

Lingkungan perkantoran

Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran – Setiap teknik memiliki terminologiny sendiri di mana kata-kata mempunyai makna khusus, dan subjek buku ini pun bukan pengecualian. Orang yang mempelajari kerja kantor harus belajar menggunakan istilah yang benar sehingga mereka dapat dimengerti oleh orang lain termasuk penguji. Di kebanyakan kantor terdapat slang lokal dan ini harus dibuang; slang tersebut hanya dikenal oleh beberapa kolega dan hanya akan membingungkan orang lain. Kita pun harus berhati-hati dalam menggunakan nama dagang yang seolah merupakan istilah teknis dalam pemakaian umum, misalnya ‘Roneo’ atau Gestetner’ sewaktu kita sebenarnya bermaksud mengatakan duplikator stensil.

‘Kantor’ harus ditafsirkan sebagai tempat apa pun di mana pekerjaan tulis menulis dilakukan, walaupun disebut dengan nama lain, misalnya Departemen Akuntansi, Ruang Komputer atau Balai Kota. Istilah ‘klerek’ atau ‘juru tulis’ digunakan untuk mengacu pada pekerja kantor pada umumnya, dan mungkin mencakupi juru ketik, operator mesin, juru program komputer, dan sebagainya. ‘Manajer kantor’ atau ‘manajer administrasi’ berarti orang yang bertanggung jawab atas seluruh fungsi kantor dari suatu perusahaan atau sebagian besar dari fungsi tersebut. Harus diperhatikan bahwa, karena manajer kantor atau administrasi sering melaksanakan fungsi teknis atau profesional pula, ia mungkin mempunyai nama jabatan yang mengacu pada fungsinya ini, misalnya, Direktur Keuangan, Sekretaris Perusahaan, Akuntan, Administrator, Eksekutif Pemerintah Daerah, dan sebagainya.

Tujuan Kantor

Tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberian pelayanan komunikasi dan perekaman. Definisi luas ini dapat diperjelas dan fungsi kantor dapat dianalisis di bawah subjudul berikut:

Menerima informasi

Contoh dari bentuk informasi yang umumnya diterima adalah surat, panggilan telpon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk seperti itu, kantor pun bertugas memperoleh informasi lebih lanjut yang mungkin diminta oleh manajemen.

Merekam informasi

Tujuan pembuatan rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum, tetapi selain itu, rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan rincian negosiasi, transaksi, operasi, dan sebagainya (misalnya, korespondensi, pesanan, fakut), atau ringkasan rincian (misalnya, laporan keuangan dan manajemen, rekaman stok, analisis penjualan).

Mengatur informasi

Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti ketika diberikan; data dikumpulkan dari pelbagai sumber yang berbeda, perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk mensuplai informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen, suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih dengan baik. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan faktu, penetapan harga, akun, laporan statistik, laporan keuangan, dan laporan pada umumnya.

Memberi informasi

Bila Manajemen dan Administrasi perkantoran meminta, kantor membagikan informasi dari rekamannya. Sebagian informasi yang dibagikan bersifat rutin, sebagian bersifat khusus, dan informasi dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis. Contohnya adalah pesanan, anggaran, faktur, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan instruksi yang dikeluarkan atas nama manajemen.

Melindungi Aset Perkantoran

Melindungi aset manajemen perkantoran

Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya apabila dibatasi hanya sekadar menerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat urusan dalam perusahaan seperti diperlihatkan dalam rekaman dan memperingatkan manajemen mengenai apa saja yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Dalam membuat rekaman stok, setiap kekurangan harus dilaporkan; dalam membuat akun, setiap utang yang buruk atau meragukan harus dilaporkan sebelum semua harapan untuk memulihkan berlalu; rekaman vital seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat; uang tunai harus disimpan di dalam lemari besi dan disimpan di bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan menarik perhatian segera pada apa saja yang memerlukan tindakan manajemen.

Kelima fungsi luas ini harus dilaksanakan di dalam setiap organisasi. Di dalam perusahaan kecil yang dikendalikan oleh satu orang, pelayanan kantor yang terpisah mungkin tidak diperlukan. Pemilik dapat menerima dan memberikan informasi sendiri, dan sebagian besar rekamannya mungkin tersimpan di dalam ingatannya. Namun, di dalam perusahaan yang lebih besar dan kompleks, direktur pengelola tidak dapat menghadapi secara pribadi semua fakta yang berhubungan dengan perusahaan. Ia pun tida dapat menjalankan penyediaan rinci atas penanganan uang tunai dan aset lain. Kantorlah yang memenuhi fungsi ini atas namanya; kantor adalah pelayanan dari manajemen.

Kontribusi Pekerjaan Tulis Menulis bagi Produktivitas

Dalam industri dan perniagaan dewasa ini terdapat derajat spesialisasi yang tinggi. Kadang diperlukan ratusan perusahaan yang berbeda untuk melengkapi produksi dan distribusi satu barang. Dan di dalam setiap perusahaan ini pun terdapat pembagian tugas yang lebih dispesialisasikan lagi. Bersamaan dengan spesialisasi adalah kebutuhan akan koordinasi yang benar dari individu, departemen, dan perusahaan agar semuanya dapat bekerja sebagai tim yang seimbang. Koordinasi ini adalah tugas dari manajemen, dan keputusan yang dibuat oleh manajemen harus didasarkan kepada pengetahuan yang benar mengenai fakta. Penyediaan fakta yang menjadi dasar pembuatan keputusan manajemen adalah salah satu fungsi yang paling penting dari kantor, dan merupakan kontribusi paling riil dan esensial bagi produktivitas.

Kantor dapat membuat kontribusi vital ini hanya bila terdapat manajemen kantor yang efesien dan penggunaan pelayanan kantor yang benar oleh manajemen umum dan oleh manajer bagi (yaitu, manajer produksi, manajer pemasaran, kepala desainer, dan sebagainya).

Uraian Pekerjaan untuk Manajer Perkantoran

Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran – Nama Pekerjaan  – Manajer Kantor Bertanggung jawab kepada –  Direktur Administrasi Bertanggung jawab atas – Pelaksanaan fungsi yang efektif dan ekonomis dari pelayanan administrasi perusahaan:

  • Untuk menjamin bahwa sumber daya kantor digunakan secara efisien dan ekonomis.
  • Untuk menjamin sumber daya yang memadai tersedia untuk memenuhi kebutuhan kantor perusahaan.
  • Untuk menyiapkan anggaran dan estimasi serta memastikan bahwa prosedur ditetapkan untuk mengendalikan keluaran (output) dan pengeluaran berdasarkan anggaran.
  • Untuk menegakkan sistem dan produser kantor guna menjamin penyediaan informasi secara efisien untuk pengambilan keputusan manajemen.
  • Untuk mengatur perekrutan, seleksi dan prosedur pelatihan bagi personel untuk memenuhi kebutuhan sekarang dan masa datang.
  • Untuk menjamin suatu sistem komunikasi yang efektif guna memenuhi kebutuhan pribadi dan operasional.
  • Untuk menegakkan dan mempertahankan sistem yang formal dan informal untuk konsultasi staf yang efektif dan untuk menjamin keselamatan, kesehatan dan kesejahteraan personel kantor
  • Untuk mempertahankan jalannya kantor secara efisien dengan definisi yang jelas dari tanggung jawab dan tugas bawahan serta mempertahankan koordinasi dan kerja sama antar staf

Jika anda Berminat untuk memperdalam tentang Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran silahkan kunjungi laman website kami di https://solusibisnis.co.id/event/training-administrasi-perkantoran

Atau jika anda membutuhkan In House Training Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran bisa hubungi kami di:

PT SINERGI SOLUSI BISNIS | THE REAL BUSINESS SOLUTIONS
Business Consulting | Provider Training | Informasi Training Indonesia
Office:
Jln Kayu Manis No C1 Jakarta Timur 13530, Indonesia
Tel : (021) 8012521
Email : info@solusibisnis.co.id
Website : www.solusibisnis.co.id

 

Sumber: manajemen perkanotran modern | Pengertian Manajemen dan Administrasi Perkantoran
Edisi Ke 7  dari: Office Organization and method
Geofery Miils. Oliver Standingford, Robert C appleby