Merancang Sistem Intelijen Kompetitif di Perusahaan Anda

Membangun sebuah Sistem Intelijen Kompetitif sepertinya merupakan sebuah tugas yang sangat susah dan mengecilkan hati para manajer. Perasaan ini akan lebih terasa bagi Anda yang baru pertama kali memulainya. Meski ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membangun sistem intelijen kompetitif tetapi telah ada model yang cukup sederhana untuk dibangun. Ilustrasi dibawah ini merupakan model intelijen kompetitif secara umum yang cukup efektif untuk diterapkan. Model dibawah ini memiliki 6 fase utama.

Sistem Intelijen Kompetitif

A. Model Sistem Intelijen Kompetitif

Fase 1. Identifikasi Proses Bisnis

Fase pertama ini terdiri dari Evaluasi Kebutuhan dan formulasi masalah. Keduanya dijelaskan lebih rinci pada uraian-uraian di bawah ini. Analisis kebutuhan merupakan sebuah eksplorasi sistematis tentang sesuatu hal dan bagaimana sesuatu hal tersebut seharusnya (Critical Success Factor). Sesuatu dalam pengertian ini adalah berkaitan dengan kinerja organisasi atau individu. Dalam kasus intelijen kompetitif evaluasi kebutuhan ditujukan untuk mengetahui lebih jauh kenapa sebuah perusahaan harus membangun sebuat project intelijen kompetitif. Apakah karena perusahaan tersebut ingin mengambil kesempatan mengambil keuntungan ketika ada sebuah peluang di pasar atau karena ingin melakukan merger/akuisisi. Ada sederatan alasan lain dan sangat mungkin sebuah perusahaan melakukan proyek intelijen kompetitif dikarenakan lebih dari satu alasan.

Setelah mengidentifikasi kebutuhan pada level diatas sekarang waktunya mengetahui kebutuhan Anda pada level industri dimana Anda tinggal. Analisis industri bertujuan mengetahui seberapa jauh kondisi industri Anda tinggal dipengaruhi seberapa jauh kondisi industri Anda tinggal dipengaruhi oleh aspek yang lain. Sebagai contoh industri farmasi sangat dipengaruhi oleh kemajuan teknologi, ini berarti industri farmasi membutuhkan kemajuan teknologi. Kesimpulannya perusahaan farmasi harus mewaspadai kemajuan teknologi.

Indentifikasi Proses Bisnis

Demikian juga untuk perbankan misalnya, akibat dari kemajuan IT (teknologi informasi), maka muncullah berbagai macam derivatif baik dari sisi produknya, jasa, proses, maupun pemasarannya. Salah satu bentuk derivatif produk tersebut misalnya munculnya “e-money” (uang elektronik). Karenanya, saat ini IT dianggap sebagai bagian strategi bank dan bukan semata-mata sebagai faktor pendukung saja. Sedemikian pentingnya IT bagi perbankan/industri lainnya, maka sudah mulai dirasakan pula kehadiran dan manfaat dari intelijen kompetitif dalam dunia bisnis tersebut. Intelijen kompetitif semakin dianggap sebagai kebutuhan absolut untuk eksis dalam persaingan yang semakin dahsyat (hypercompetition). Kalau saat ini adalah saat dimana hanya terdapat dua pilihan, yaitu “mati atau inovasi” bagi entitas bisnis, maka intelijen kompetitif adalah piranti yang mengantarkan anda untuk membuka peluang inovasi.

Sebenarnya Sistem Intelijen Kompetitif tidak hanya berguna untuk entitas bisnis yang mengejar pelipatgandaan kapital, tetapi juga bisa berguna dan diterapkan untuk organisasi-organisasi non komersial atau yang berkaitan dengan perumusan kebijakan. Tentu untuk entitas non komersial tersebut lebih ditujukan kepada proses penciptaan dan penggandaan pengetahuan-pengetahuan baru atau “leading information” yang berguna dalam penentuan berbagai kebijakan. Demikian juga dapat diperuntukan sebagai alat dalam “early warning system” maupun “risk management”.

Proses saling mengintelijen dalam suatu lingkungan luas dan terbuka di era global ini, sebenarnya akan turut menyuburkan akselerasi penciptaan inovasi-inovasi baru. Inovasi tersebut yang akan melahirkan berbagai macam produk derivatifnya di berbagai bidang dan substansi kegiatan.

Setelah memahami dunia industri, sekarang waktunya memahami pasar yang mana yang akan Anda bidik. Pemahaman terhadap pasar ini akan membantu Anda dalam fase kedua terutama dalam bagian pengorganisasian riset dan prosesnya. Karena dengan pemahaman kebutuhan pasar yang baik maka Anda akan lebih mudah dalam menentukan metode riset, pengorganisasian proses, data yang terlibat dan lain sebagainya.

Langkah evaluasi kebutuhan diakhiri dengan penentuan berapa lama Anda akan mendedikasikan proyek Sistem Intelijen Kompetitif anda. Apakah 6 bulan, 1 tahun, 5 tahun atau lebih?

Adapun langkah-langkah melakukan evaluasi kebutuhan adalah sebagai berikut:

  1. Melakukan analisis kesenjangan
    Merupakan langkah pertama pada analisis kebutuhan, di langkah ini dilakukan pemeriksaan kinerja organisasi pada saat ini dibandingkan dengan standar ataupun standar yang baru.
  2. Identifikasi prioritas dan tingkat kepentingan
    Pada langkah pertama tentunya telah muncul banyak daftar tentang kebutuhan organisasi untuk perbaikan. Dari semua daftar tersebut harus dipilih tingkat kepentingannya berkaitan dengan tujuan organisasi, kenyataan, dan hambatan-hambatan yang mungkin timbul. Proses identifikasi bisa dilakukan berdasarkan biaya, legalitas, tekanan dari pihak eksekutif, populasi, ataupun karena kepentingan dari pihak konsumen.
  3. Identifikasi penyebab masalah
    Setelah ditentukan bagian mana yang akan diprioritaskan maka akan dilakukan penelitian lebih lanjut tentang masalah dan kebutuhan yang telah disebutkan sebelumnya.
  4. Identifikasi kemungkinan solusi dan kemungkinan perkembangannya.
    Apabila ternyata kinerja yang ada telah maksimum maka mungkin langkah akan berhenti disini, mungkin akan ada perbaikan tapi hanya sebagai arahan. Tetapi apabila dirasa masih perlu perbaikan yang kritis maka perlu dilakukan pembangunan organisasi. Perbaikan ini bisa meliputi perencanaan strategis, restrukturisasi organisasi, pengaturan kinerja, SDM, pendayagunaan IT, perbaikan budaya dan pembentukan agent of change.

Dalam mengungkap apa yang dibutuhkan oleh organisasi diperlukan berbagai macam alat bantu dan cara yang sesuai dengan kebutuhannya. Alat bantu dibawah ini bisa menjadi dewa penolong bagi Anda dalam melakukan analisis kebutuhan di perusahaan yang anda pimpin. Alat bantu Sistem Intelijen Kompetitif tersebut antara lain:

  • Survei
    Melalui survei dicoba diungkap apa yang menjadi kebutuhan organisasi pada saat sekarang.
  • Wawancara
    Wawancara bisa bersifat formal dan informal. Jalur formal dilakukan dengan mengunjungi setiap departemen lalu dilakukan interview terhadap orang-orang kunci yang ada di departemen tersebut. Sedang informal biasanya dilakukan disela-sela waktu istirahat. Melalui percakapan percakapan ringan diharapkan beberapa ganjalan yang tidak bisa terungkap secara formal bisa digali di jalur informal. Sudah terbukti bahwa penggalian informasi secara informal seringkali lebih efektif.
  • Standarisasi
    Merupakan proses sepihak dimana pihak manajemen melakukan perbandingan kinerja organisasi terhadap suatu standar yang diinginkan. Masalah akan diteliti dan diidentifikasi lebih lanjut berdasarkan pada perbedaan kinerja yang terjadi.
  • Analisis statistik
    Dilakukan dengan analisis statistik yang dibuat oleh tiap elemen di organisasi. Sebagai misal dari statistik didapat bahwa ada departemen kelebihan beban kerja, maka departemen tersebut membutuhkan sumber daya lebih atau pengurangan beban kerja.
  • Kotak saran
    Merupakan cara yang sangat sederhana, tiap elemen organisasi melakukan saran-saran perbaikan untuk organisasi. Saran-saran tersebut akan dianalisa dan dari analisa diturunkan kebutuhan organisasi
  • Rapat
    Jarang digunakan, biasa dipakai untuk analisis kebutuhan di tingkat eksekutif. Hal ini dikarenakan rapat mengalokasikan waktu tertentu dan sangat tidak biasa mengumpulkan keseluruhan elemen organisasi pada suatu waktu dan tempat yang sama. Namun dengan bantuan teknologi seperti Lotus Notes proses ini bisa dilakukan secara online.

Sebenarnya masih ada media lain yang berguna selain yang disebutkan diatas, misalnya: Milist, News Group, menjadi langganan dari sumber-sumber informasi terpilih (seperti dari intelligent agent company) dan lain sebagainya.
Tahap perumusan masalah sangat bergantung pada tahap evaluasi kebutuhan. Masalah yang akan diangkat didasarkan pada penaksiran kebutuhan yang paling diprioritaskan pada saat sekarang. Setelah tahap ini diharapkan semua orang yang terlibat dalam proses intelijen kompetitif memiliki persepsi yang sama tentang apa yang akan dipecahkan.

Semua proses yang terjadi di fase 1 ini bukan sesuatu yang dogmatik, anda bisa lebih kreatif dalam mengidentifikasi proses bisnis yang tepat. Karena Anda lebih tahu dunia Anda.

Fase 2. Pengorganisasian Proses dan Penambangan Data

Dalam Fase 2 ini terdiri dari dua bagian yaitu Pengorganisasian proses riset dan analisis dan penambangan data (data mining). Bagian pengorganisasian proses biasanya diserahkan pada praktisi-praktisi, hal ini dikarenakan mereka lebih mengerti bidang yang akan di analisis dibandingkan pihak menajemen. Meskipun begitu, praktisi seharusnya memiliki mindset seorang manajer sehingga pengorganisasian meliputi semua sumber daya yang terjadi dan akan terpakai. Dalam hal ini termasuk didalamnya sumber daya manusia, keuangan, teknologi dan informasi. Inilah alasan mengapa seorang praktisi pun seharusnya mempunyai mindset yang selevel dengan manajer.

Setelah itu anda menginjak pada tahap yag lebih teknis, tahap data mining. Ada ratusan bahkan mungkin ribuan tools untuk melakukan data mining. Tetapi seperti intelijen kompetitif itu sendiri data mining juga bukan sekedar penggunaan software. Dalam data mining Anda juga harus memahami konsep bisnis untuk kemudian diterjemahkan ke dalam bahasa teknis yang sesuai. Ada konsep-konsep manajemen yang harus dipegang oleh praktisi intelijen kompetitif dalam melakukan data mining.

data minning

Data Mining

Data mining merupakan bagian dari implementasi intelijen kompetitif dan bisa diaplikasikan di berbagai bidang. Dalam aplikasinya data mining bisa dipandang dari berbagai sudut pandang bergantung perspektif yang diambil. 4 (empat) perspektif yang sering dipakai dalam implementasi data mining adalah perspektif database, knowladge, teknik dan tujuan.

  • Data base yang di-mining
    Relation, transactionnal, object-relationsl, active, spatial, time-series, text, multi-media, heterogeneus, legacy.
  • Knowledge yang di-mining
    Characterization, discremination, association, classification, clustering, tren, deviation, outlier analysis dan sebagainya.
  • Teknik
    Data warehouse (OLAP), machine learning, statistics, visualization, neural network dan lain sebagainya.
  • Tujuan
    Retail, telekomunikasi, perbankan, fraud analysis, DNA mining, stock market analysis dan lain-lain.

Secara teknisi proses-proses data mining diawali dari proses pembersihan data sampai kepada ditemukannya new knowledge. Gambar dibawah ini merupakan penjelasan mendetail dari proses data mining. banyak jenis Ilustrasi yang merupakan merupakan model life cycle dari data mining. yang berisi tahapan-tahapan dalam project data mining itu sendiri dan hubungan antar tahap tersebut. anda bisa googling sendiri.

Dibawah ini adalah penjelasan secara ringkas tentang tahapan-tahapan melakukan data mining.

  • Pemahaman Bisnis
    Tahap pemahaman bisnis telah banyak dibantu oleh tahap 1 dari inelijen kompetitif. Hanya saja pada tahap ini anda harus bisa mentransformasikan objek proses bisnis dan sumber daya yang dibutuhkan ke dalam permasalahan data mining. Dari proses tersebut maka proses data mining akan memiliki sasaran yang jelas.
  • Pemahaman Data
    Pemahaman data ini dimulai dengan mengumpulkan data-data dan informasi yang telah dimiliki. Pelajari data tersebut sehingga anda bisa tahu kualitas data dan memperkirakan apa saja yang bisa diambil dari data yang telah anda miliki. Apabila ada kekurangan maka anda juga bisa mengidentifikasi kekurangan apa saja yang harus ditambah dengan pengakuisisian data dari sumber lain.
  • Penyimpanan Data
    Penyimpanan data meliputi semua aktifitas untuk konstruksi data set final (data set adalah data yang akan diproses dalam model, data set diekstraksi dari data mentah). Dalam tahap ini terjadi juga proses pembersihan data (data cleansing).
  • Modeling
    Pada tahap ini beberapa teknik permodelan bisa diaplikasikan dan parameter-parameter diukur sampai mendapatkan output optimal. Tahapan ini biasanya terdiri dari pemilihan model, pengujian model terpilih, pembangunan model lebih lanjut sesuai dengan data set yang ada. Pemodelan ini dapat memanfaatkan engine tertentu seperti Find Law, Basket Analysis, Neural Network, dan seterusnya.
  • Evaluasi
    Merupakan tahapan dimana model yang telah dibentuk pada tahap sebelumnya direview ulang dan dievaluasi. Model boleh melewati tahapan ini apabila tidak ada issue bisnis yang terlewat.
  • Deployment
    Merupakan tahap akhir dari data mining. Deployment diawali dengan perencanaan implementasi, pengawasan dan pemeliharaan. Diakhiri dengan pembuatan dokumentasi laporan dan review keseluruhan project data mining.
    Data mining menawarkan berbagai algoritma yang bisa dimanfaatkan dalam proses analisis di tahap ketiga intelijen kompetitif. Algoritma-algoritma tersebut adalah:
  • Find Laws (SKAT algorithm)
  • Cluster (localization of anomalies)
  • Find Dependencies (n-dismensional distributions)
  • Classify (Fuzzy logic modeling)
  • Decision Tree (Information Gain criterion)
  • Polynet Predictor (GMDH-Neural Net hybrid)
  • Market Base Analysys (Association rules)
  • Memory Based Reasoning (K-Neural Network + Genetic Algorithm)
  • Liner Regression (Stepwise and rule-enriched)
  • Descriminate (Unsupervised classification)
  • Summary Statistics (Data summarization)
  • Link Analysis (Visual Correlation analysis)
  • Tex Mining (Semantic text analysis).

Fase 3. Transformasi dari Informasi ke Intelijen

Transformasi

Pada tahap ini berbagai teknik analisis digunakan untuk mentransformasikan informasi menjadi pengetahuan lalu berubah lebih jauh lagi menjadi intelijen. Intelijen yang dihasilkan harus memenuhi syarat bisa ditindak lanjuti (actionable), intelijen yang tidak memenuhi syarat tersebut hanya merupakan angan-angan yang memboroskan sumber daya perusahaan. Dengan meningkatnya tingkat kompetisi, telah terjadi evaluasi pemikiran, praktek dan teknik analisis untuk mendukung tahapan ini. Namun secara garis besar terdapat 5 kategori analisis yaitu analisis strategi, analisis berorientasi produk, analisis berorientasi konsumen, analisis keuangan dan analisis perilaku. Penjelasan lebih rinci bisa diikuti pada bab lain dari buku ini.

Fase 4. Sosialisasi Hasil Sistem Intelijen Kompetitif

Sosialisasi

Sosialisasi hasil intelijen kompetitif merupakan tahap yang sangat penting. Ini merupakan saat dimana intelijen-intelijen yang ditemukan dikomunikasikan pada para pengambil keputusan. Tahap ini juga merupakan tahap dimana intelijen kompetitif mengalami kegagalan. Oleh karena itu intelijen yang disajikan harus memenuhi kriteria:

  1. Responsif dan interaktif terhadap kebutuhan pengambilan keputusan
  2. Fokus pada issue bisnis yang telah disepakati
  3. Tepat waktu
  4. Memiliki bentu tampilan terbaik (multimedia misalnya) bagi pengambil keputusan. Bentuk terbaik meliputi cara penyampaian dan media yang dipakai.

Fase 5. Kolaborasi Sistem Intelijen Kompetitif dengan Proses-Proses Strategi Planning

Kolaborasi Sistem Intelijen Kompetitif

Strategi Planning adalah aktifitas integratif dimana informasi diekstrak dari kebutuhan organisasi/perusahaan sehingga organisasi memiliki arah yang terpadu. Dengan menyediakan berbagai alternatif strategi kepada pihak menajemen maka intelijen kompetitif sangat efektif untuk dikolaborasikan dengan proses-proses manajemen strategi. Pada tahap inilah nilai intelijen kompetitif akan semakin dirasakan peranannya, karena output intelijen kompetitif benar-benar diaplikasikan ke dalam permasalahan strategi/kritis berdasarkan kebutuhan dan orientasi lembaga/perusahaan. Banyak perusahaan yang merasa telah melakukan intelijen kompetitif namun hasilnya hanya sebagai temuan yang kurang berarti dan sama sekali tidak mempengaruhi nilai-nilai strategis lembaga/perusahaan karena intelijen kompetitif dipisahkan dari strategic planningnya. Dalam tahapan ini justru intelijen kompetitif mulai dipikirkan agar berkontribusi dalam proses antisipasi berbagai persoalan strategis ke depan termasuk didalamnya yang berkaitan dengan “early warning system”, risk manajemen dan hal-hal lain yang sekiranya membawa warna/nilai positif terhadap citra lembaga/perusahaan.

Sebenarnya intelijen kompetitif juga perlu dikolaborasikan dengan bidang lainnya seperti ke-humas-an misalnya, keduanya berfungsi sebagai “mata dan telinga” lembaga perusahaan atau bahkan sebagai “lidah”. Yang mutu dari semua komponen tersebut sangatlah menentukan kredibilitas dan keberhasilan lembaga/perusahaan tersebut. Paradigma baru di dunia kehumasan saat ini, adalah adanya transformasi dari humas model konvensional menjadi humas strategi, yang tidak hanya sebagai “pemadam kebakaran”, yang bertindak apabila ada masalah, namun sudah harus menyentuh secara secara erat atas kebutuhan strategis lembaga dan langkah-langkah pencapaiannya. Dalam kaitan ini intelijen kompetitif dapat menemukan tempatnya.

Fase 6. Feedback dan Evaluasi

Sebuah kunci kesuksesan intelijen kompetitif yang efektif adalah mekanisme feedback. Feedback membantu mengetahui klarifikasi kebutuhan pengguna, identifikasi informasi yang hilang dan rekomendasi pengembangan intelijen ke suatu temuan-temuan baru.
Intelijen kompetitif bukan merupakan suatu hal yang sekali jalan, sementara perusahaan berubah maka kebutuhannya akan intelijen juga akan berubah. Pada masa depan intelijen kompetitif akan berulang lagi dengan catatan intelijen kompetitif tersebut akan lebih cerdas dan lebih intelijen dari siklus sebelumnya.

B. Struktur Penempatan Sistem Intelijen Kompetitif

Struktur Penempatan Sistem Intelijen Kompetitif

Intelijen kompetitif bukan merupakan proses kaizen dimana keseluruhan individu perusahaan ikut bergerak. Intelijen kompetitif lebih sebagai proses dari pada fungsi proses yang dipakai untuk membuat keputusan-keputusan strategis. Intelijen kompetitif adalah proses yang meresap ke seluruh perusahaan. Walaupun proses yang meresap tetapi dalam pelaksanaannya diperlukan team ataupun unit yang bertanggung jawab untuk mengatur proses intelijen tersebut. Unit tersebut harus berada pada posisi yang tepat baik itu dari segi fisik kebudayaan dan struktur.

Merupakan hal yang penting untuk menempatkan dengan tepat posisi inteligen kompetitif terhadap organisasi. Dikenal empat struktur yang sering dijadikan acuan dalam menerapkan iteligen kompetitif.

  • Unit bisnis khusus Sistem Intelijen Kompetitif
    Tipe ini biasa dilakukan oleh perusahaan-perusahaan besar yang menyadari bahwa inteligen kompetitif dapat menjadi alat untuk menjaga keuntungan dan ukuran mereka. Unit bisnis ini akan terdiri dari orang-orang yang menerima informasi dan melakukan tugas organisasi seperti seorang analisis strategi dengan keahlian khusus. Unti ini akan mendukung hubungan strategis antara pengambil keputusan dan orang-orang digaris depan yang akan menerapkan rencana strategis yang telah diambil.
  • Sistem Intelijen Kompetitif dilebur dalam unit bisnis tertentu
    Merupakan tipe yang biasa ada di perusahaan. Hal ini dilakukan karena inteligen kompetitif hanya dilaksanakan pada tugas-tugas khusus tertentu dan tidak rutin. Cara ini berarti mengisolasi fungsi inteligen kompetitif hanya pada unit bisnis tertentu, biasanya pada pemasaran. Cara ini akan berjalan baik apabila langkah isolasi hanya dilakukan pada tingkat fungsi sehingga orang-orang diluar pemasaran pun bisa melakukan proses inteligen kompetitif untuk kemudian dikomunikasikan ke pihak pemasaran.
  • Sistem Intelijen Kompetitif berada di setiap unit bisnis
    Struktur ini akan menjadi sangat efektif jika keseluruhan elemen organisasi percaya dan sadar akan manfaat dari inteligen kompetitif. Hal ini dilakukan dengan menugaskan seorang inovator inteligen kompetitif ke setiap unti bisnis. Dengan didukung oleh sistem informasi dan sistem komunikasi yang baik di organisasi maka inteligen kompetitif akan berjalan dengan sangat baik.
  • Sistem Intelijen Kompetitif dilaksanakan oleh pihak eksternal yang telah teruji kinerjanya
    Kadang-kadang inteligen kompetitif berjalan dengan lebih baik apabila dilakukan oleh pihak ketiga. Hal ini dikarenakan pihak ketiga tidak terikat banyak aturan organisasi, selain itu pihak ketiga biasanya mempunyai banyak pengalaman dengan banyak klien sehingga mempunyai wawasan lebih luas.

Tipe-tipe penerapan diatas seringkali tidak sepersis itu dalam kenyataannya, kadang perusahaan mengkawinkan antara tipe satu dengan tipe yang lain sesuai dengan kebutuhan. Sebagai misal menggunakan satuan khusus intelijen kompetitif namun tetap mendelegasikan agen-agen intelijen ke departemen-departemen. Pada kasus ini agen-agen merupakan telinga dan mata unit intelijen sehingga bisa memahami kondisi internal dan mendeteksi kebutuhan intelijen dari semua lini organisasi.

Sumber : COMPETITIVE INTELLIGENCE 
Piranti Strategi Memenangkan Persaingan Global

Penulis:

Taryanto
A. Farid Aulia, PhD
Kadarsah Suryadi, PhD
Taridi, MBA