Penyusunan administrasi – Cara administrasi berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain, meskipun tujuannya sama yakni untuk kelancaran pekerjaan dalam perusahaan. Setiap perusahaan pasti menginginkan kemajuan dan peningkatan, baik dalam kinerja maupun keuntungan yang didapatkan. Perusahaan akan melakukan berbagai cara untuk mengoptimalkan kinerja karyawannya agar lebih inovatif dan kreatif agar hasilnya juga lebih maksimal. Sebesar apapun suatu perusahaan pasti ada beberapa orang yang belum mengetahui secara benar apa pengertian atau cara administrasi. Padahal, karyawan baru dikatakan profesional ketika dia mengerti secara mendalam mengenai cara administrasi karena jika seorang karyawan tahu administrasi perkantoran dengan baik maka ia bisa menempatkan diri sebaik mungkin dengan tugas atau tanggung jawab yang diberikan padanya.

Penyusunan administrasi

Tidak mudah untuk mempunyai penyusunan administrasi dengan baik karena diperlukan inovatif dan kreativitas yang cukup tinggi serta kepemimpinan yang baik. Tidak hanya itu, karyawan juga harus mempelajari, mengamati dan mengevaluasi setiap tanggung jawabnya. Dalam setting perkantoran, maka proses pembelajaran kita tidak bisa dilakukan sendiri, melainkan harus bekerja sama dengan tim mengenai cara administrasi yang baik dan mau untuk mematuhi kepemimpinan yang sudah diberikan tanggung jawab. Jika Anda adalah salah satu orang yang belum terlalu paham maka perhatikan beberapa langkah di bawah ini:

  1. Disiplin yang tinggi
  2. Mampu menghormati dan menghargai orang lain
  3. Memiliki inovatif dan kreatifitas bekerja
  4. Mampu bekerja sendiri maupun bersama tim
  5. Memiliki loyalitas dan ketekunan yang tinggi
  6. Mampu mengamati, belajar dan mengevaluasi setiap tanggung jawab dan tugas yang diberikan.
  7. Mampu mengendalikan diri
  8. Memiliki pola pikir positif dan baik
  9. Memiliki rencana atau program kerja

Cara Penyusunan administrasi di atas lebih merujuk pada bagaimana setiap pekerja atau karyawan melakukan setiap tanggung jawabnya sesuai dengan administrasi yang ada yang sudah diatur oleh atasan/ pihak berwenang. Beberapa hal yang harus ada dalam administrasi yang efektif adalah organisasi, pelaporan, program kerja, koordinasi, anggaran perusahaan, dan kepemimpinan yang baik. Apabila seorang karyawan dapat melakukan hal di atas maka kemungkinan besar administrasi yang baik dan setiap tanggung jawab bisa terselesaikan secara optimal.

Administrasi perkantoran sebenarnya tidak hanya diperuntukkan bagi administrator saja, melainkan pada setiap karyawan di kantor, mulai dari atasan hingga bawahan. Hanya saja, sebagai administrator maka ada kewajiban khusus yang harus terpenuhi daripada karyawan lain. Administrator harus memastikan bahwa administrasi perkantoran berjalan dengan tertib dan lancar dalam perusahaan, tapi ini bukan hal yang mudah, dibutuhkan kreativitas, ketekunan, inovatif, disiplin dan lain sebagainya. Setiap karyawan memiliki pekerjaan masing-masing sehingga akan lebih baik jika Anda mengerjakan tanggung jawab Anda terlebih dahulu, jika memang ada yang dibingungkan maka Anda boleh bertanya pada orang lain dalam tim. Jika kita telah bisa melakukan administrasi dengan baik maka karir akan lebih mudah berkembang. Beberapa tips yang bisa dilakukan untuk memiliki administrasi perkantoran yang baik antara lain:

  1. Buat jadwal pekerjaan
  2. Sediakan buku catatan untuk evaluasi pekerjaan
  3. Buat pertanggungjawaban atau pelaporan pekerjaan
  4. Buat daftar program kerja
  5. Buat laporan yang menjadi masalah atau kendala

Fungsi kepemimpinan dalam penyusunan administrasi

Fungsi kepemimpinan dalam penyusunan administrasi

Pemahaman Penyusunan administrasi administrasi perkantoran yang baik dapat menciptakan kinerja yang baik pula sehingga karier akan mudah meningkat. Meningkatkan pemahaman tentang administrasi perkantoran bukan hal yang mudah. Berbagai dukungan antar karyawan dibutuhkan untuk saling mengamati dan mengingatkan. Faktor lain yang juga berpengaruh adalah fungsi kepemimpinan dalam perusahaan tersebut. Administrasi perkantoran yang baik harus didukung dengan adanya pemimpin yang bertanggung jawab dan juga memenuhi kriteria pemimpian yang baik dan benar. Untuk lebih jelasnya, mari kita simak bersama penjelasan mengenai kepemimpinan.

Pada umumnya, kepemimpinan diartikan sebagai kemampuan seseorang dalam mempengaruhi dan memotivasi orang lain untuk melaksanakan sesuatu sesuai dengan tujuan bersama. Seseorang dikatakan sebagai pemimpin jika memenuhi kriteria, antara lain memotivasi perilaku pengikut dalam mencapai tujuan, menentukan tujuan organisasi, mempengaruhi dalam memperbaiki kelompok dan budayanya. Kepemimpinan erat kaitannya dengan kekuasaan yang diartikan sebagai kemampuan untuk mempengaruhi orang lain agar melakukan apa yang diinginkan orang lain.

Pengertian lain dari kepemimpinan adalah seni dalam mempengaruhi dan menggerakkan orang-orang untuk mendapatkan kepercayaan, kerjasama, kepatuhan, dan respek secara royal dalam menyelesaikan tugas.

Pemimpin mempunyai beberapa fungsi yang harus dilakukan agar administrasi dalam organisasi/perusahaan dapat berjalan dengan baik, sebagai berikut:

  • Fungsi Instruktif
    Komunikator yang menentukan isi perintah, cara mengerjakan perintah, waktu memulai, melakukan dan melaporkan, serta tempat mengerjakan perintah supaya keputusan yang dihasilkan merupakan keputusan yang efektif.
  • Fungsi delegasi
    Pemimpin memberikan wewenang untuk menetapkan atau membuat keputusan. Fungsi delegasi dapat diartikan sebagai kepercayaan seorang pemimpin pada orang lain dalam pelimpahan wewenang untuk melakukan tanggung jawabnya.
  • Fungsi konsultatif
    Fungsi konsultatif berjalan dengan komunikasi dua arah untuk digunakan ketika pemimpin dalam usaha menentukan keputusan yang membutuhkan bahan berkonsultasi dan pertimbangan dengan para karyawannya.
  • Fungsi pengendalian
    Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mampu mengatur kegiatan anggotanya dalam koordinasi yang terarah dan efektif sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Pemimpin dapat mewujudkan fungsi pengendalian ini melalui koordinasi, bimbingan, pengarahan, dan pengawasan.
  • Fungsi partisipasi
    Pemimpin harus bisa mengaktifkan para karyawannya, baik dalam pengambilan keputusan ataupun dalam melakukannya. Setiap karyawan memiliki kesempatan yang sama dalam berpartisipasi untuk melakukan kegiatan yang merupakan tugas-tugas utamanya.

Fungsi kepemimpinan di dalam administrasi yaitu melakukan formulasi kebijaksanaan administrasi serta menyediakan fasilitasnya. Administrasi tidak dapat berjalan lancar tanpa adanya kebikjaksanaan atau aturan yang harus dipenuhi dan ditaati agar administrasi organisasi berjalan seluwes mungkin.

Jika Anda masih bingung mengenai konsep dan tugas kepemimpinan maka penting bagi Anda untuk mengetahui apa saja ciri-ciri pemimpin yang baik. Berikut ini adalah beberapa penjelasan mengenai karakteristik pemimpin yang baik:

  • Melakukan diskusi
    Diskusi sangat penting dilakukan dalam perusahaan untuk bertukar informasi sehingga mendapatkan suatu insight yang berguna bagi perkembangan organisasi begitu pula dalam penyusunan administrasi.
  • Memberikan dukungan
    Pemimpin harus memberikan motivasi atau dukungan agar para karyawannya terus berkreasi dan berinovasi.
  • Memberikan kepercayaan
    Seorang pemimpin tidak bisa melakukan semua pekerjaannya sendiri, sehingga ia membutuhkan para karyawannya dengan memberikan kepercayaan agar karyawan mampu bertanggung jawab. Tentunya juga dalam tiap-tiap tugas adminstrasi yang telah ditetapkan kepada masing-masing pihak.
  • Tidak hanya memerintah
    Kedudukan yang tinggi bukan berarti seorang pemimpin hanya bertugas untuk memerintah saja, melainkan juga ikut dalam pengembangan perusahaan, dan tentu administrasinya.
  • Bertanggung jawab
    Seorang pemimpin harus bertanggung jawab atas segala perilaku, ketentuan atau keputusan yang diambil.

Intinya tanpa fungsi kepemimpinan yang baik, maka tidak mungkin penyusunan administrasi dapat berjalan dengan benar. Selain itu, lewat fungsi kepemimpinan ada pertanggungjawaban kepada atasan mengenai hasil yang telah dicapai sehingga fungsi kepemimpinan turut andil dalam penyusunan administrasi yang baik dan benar, serta dapat dipertanggungjawabkan sebagaimana mestinya.