Fungsi administrasi perkantoran

Fungsi administrasi perkantoran – Administrasi perkantoran menjadi suatu hal yang harus ada dan diperhatikan agar keberjalanan perusahaan atau organisasi ini menjadi lebih baik. Administrasi memiliki peran penting dalam keberlangsungan suatu organisasi. Terdapat banyak fungsi yang dimiliki oleh administrasi ini. Sebenarnya, administrasi tidak hanya ditemukan di perusahaan saja, melainkan juga administrasi pendidikan, administrasi keuangan, dan lain sebagainya. Dimana tempatnya, administrasi memiliki peran untuk membuat organisasi tersebut bisa berjalan lancar.

Baca : pengertian administrasi perkantoran menurut ahli

Fungsi administrasi perkantoran menurut para ahli

Fungsi administrasi perkantoran menurut para ahli

Fungsi administrasi yang akan dijelaskan berikut ini sebenarnya tidak hanya berkaitan dengan perkantoran saja, melainkan bisa diterapkan dalam semua setting, tinggal sedikit menyesuaikan. Pentingnya administrasi perkantoran membuat beberapa ahli mengungkapkan pendapatnya mengenai fungsi administrasi. Seorang ahi bernama Luther M. Gullick menjelaskan tentang fungsi administrasi dan manajemen yang terbagi menjadi 7 fungsi yang sering disebut dengan istilah “POSDCORB”, yaitu:

  • Perencanaan (planning)

Ketatausahaan dan kegiatan administrasi pasti akan membutuhkan suatu perencanaan yang matang dan baik agar organisasi dapat berlangsung lancar. Perencanaan dapat berjalan dengan baik jika pengadminitrasian dilakukan dengan benar. Oleh karena itu, administrasi turut mempengaruhi bagaimana perencanaan suatu kegiatan atau projek. Sebagai contohnya adalah bagaimana penyusunan perencanaan, pengumpulan data, pengolahan data jadi administrasi sangat dibutuhkan dalam perencanaan ini agar pengumpulan dan pengolahan data bisa tepat.

  • Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian dalam suatu perusahaan pasti membutuhkan administrasi ketika melakukan setiap kegiatan organisasi. Dengan adanya administrasi, maka kita akan tahu apa saja posisi yang dibutuhkan dan bagaimana kedudukan mereka satu sama lain. Hal ini sangat penting, terlebih bagi perusahaan yang sudah memiliki banyak pegawai atau karyawan maka semakin banyak kedudukan yang harus diperhatikan. Seperti halnya ketika suatu perusahaan akan menetapkan petugas atau pekerja maka diperlukan administrasi agar pegawai yang didapatkan merupakan orang-orang yang berkualitas. Jika salah satu posisi sedang mengalami kekosongan dan pimpinan tidak tahu itu maka akan menghambat kinerja perusahaan.

  • Pengadaan tenaga kerja (staffing)

Staffing merupakan praktik menilai, menemukan, menetapkan dan mengevaluasi hubungan kerja dengan tenaga kerja atau karyawan dan memberhentikannya apabila sudah tidak dibutuhkan lagi sehingga karyawan atau tenaga kerja akan ditempatkan pada posisi yang sesuai dengan keahlian masing-masing mereka. Administrasi membantu kita dalam mengetahui status hirarki yang dimiliki organisasi sehingga ketika kita mendapatkan orang yang berkualitas maka kita bisa menempatkannya pada posisi yang seharusnya. Dengan seperti ini maka kinerja organisasi akan begitu terbantu.

  • Pemberi bimbingan (Directing)

Administrasi sebagai pengkoordinasian berhubungan dengan usaha dalam memberikan saran-saran, membimbing, memberikan masukan untuk perbaikan sebuah kegiatan yang sedang menjadi projek sehingga tugasnya dapat terselesaikan semaksimal mungkin dan hasilnya pun akan lebih memuaskan. Melalui administrasi, kita dapat melihat bagaimana keadaan kantor beberapa tahun yang lalu beserta masalah dan pencapaiannya. Oleh karena itu, kita akan mampu mengoordinasikan hubungan semua bagian yang berpengaruh dalam organisasi agar berjalan sebagaimana mestinya.

  • Pengoordinasian (coordinating)

Administrasi sebagai proses pengoordinasian dimana semua tujuan dan kepentingan organisasi yang dilakukan dapat bersatu dan bisa selara dengan waktu dan tempatnya. Pengoordinasian ini penting untuk dilakukan agar visi dan misi perusahaan tercapai dengan baik. Setiap perusahaan atau organisasi pasti memiliki visi dan misi yang telah disepakati oleh semua orang atau anggotanya. Keberadaan administrasi kantor mampu menyatukan setiap pekerjaan atau tugas kita menuju dalam satu tujuan yang sama sehingga hasil yang didapatkan bisa seoptimal mungkin.

  •  Pelaporan (reporting)

Administrasi berperan dalam bagaimana cara memberikan informasi dari apa yang sudah dilakukan dalam semua kegiatan sebagai salah satu tanggung jawab yang harus diperhatikan. Melalui administrasi maka kita akan dipermudah ketika ingin melaporkan suatu kegiatan kantor karena pastinya data-data administrasi dibutuhkan dalam menyusun laporan. Pelaporan ini tidak hanya berguna untuk evaluasi tahun kerja tertentu, melainkan juga bisa digunakan sebagai pembelajaran di tahun ke depannya agar lebih baik.

  • Penganggaran (budgeting)

Administrasi juga akan membantu bagaimana cara merencanakan keuangan, seperti halnya jumlah anggaran yang dibutuhkan, sumber pendanaan, pengeluaran dan pemasukan dana serta bagaimana pengawasan yang seharusnya dilakukan. Jika administrasi dilakukan dengan baik maka kita akan tahu apa saja kebutuhan kantor, baik dalam SDM maupun materialnya. Setelah mengetahui kebutuhan, maka kita bisa tahu jumlah dana yang dibutuhkan hingga pada akhirnya pelaporan pengeluaran dan pemasukan dapat dilakukan dengan tepat.

Selain pendapat yang mengatakan jika administrasi perkantoran memiliki 7 fungsi di atas, ada juga ahli lain yang memberikan penjelasan mengenai fungsi administrasi kantor. George R. Terry mengenalkan istilah “POAC” sebagai singkatan dari fungsi administrasi, yaitu:

  • Planning (perencanaan)

Pada proses perencanaan, biasanya akan berkaitan dengan suatu keputusan dalam menentukan dan meramalkan keputusan yang akan dibuat. Keputusan atau perkiraan yang akan terjadi di masa mendatang dilakukan sesuai dengan pengalaman masa lalu atau sebelumnya dan juga keadaan saat ini. Data administrasi yang lengkap dan jelas maka akan memudahkan kita dalam menafsirkan perencanaan dengan lebih akurat.

  • Organizing (pengorganisasian)

Pada umumnya, fungsi sebuah organisasi akan berhubungan dengan usaha yang dilaksanakan dalam menjaga hubungan kerja dan pembagian tugas dalam sebuah organisasi atau badan usaha. Oleh karena itu, pengadministrasian yang baik maka akan memudahkan kita dalam mengatur atau mengorganisasikan para pegawai sesuai dengan tugas dan tanggung jawab mereka.

  • Actuating (penggerakkan)

Hasil tidak akan pernah didapatkan tanpa adanya sebuah usaha berupa penggerakkan terhadap orang lain. Penggerakan ini akan lebih mudah dibandingkan dengan commanding atau directing. Penggerakan dapat dilakukan oleh pimpinan atau atasan dalam memberikan motivasi dan mendorong bawahannya agar mau bergerak menuju pekerjaan sebaik mungkin agar hasilnya juga bisa optimal.

  • Controlling (pengawasan)

Pengawasan dapat diartikan sebagai pengendalian yang merupakan suatu proses pengamatan yang dilaksanakan secara berkala atau terus menerus dalam kegiatan tertentu. Pengawasan ini dilakukan agar pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja sebelumnya yang telah disusun secara rapi dan evaluasi dibutuhkan untuk mengetahui apa yang masih kurang sehingga ke depannya kegiatan atau projek tersebut bisa lebih istimewa lagi.

Setelah mengetahui pentingnya administrasi perkantoran ini, maka diharapkan kita menjadi lebih baik dalam menjalankan administrasi. Pada awal pengadministrasian, mungkin fungsinya tidak begitu terasa karena dampak yang sesugguhnya akan kita rasakan pada akhir periode organisasi. Tanpa adanya administrasi yang benar maka pendataan tahunan akan berantakan, pada akhirnya akan berdampak pada bagian perusahaan yang lain seperti pengawasan dan evaluasi yang tidak bisa dilakukan dengan baik sehingga tidak akan ada pembelajaran yang berarti dalam suatu kegiatan atau projek yang sedang dilakukan. Oleh karena itu, jika Anda memiliki perusahaan maka perhatikan benar bagaimana pengadministrasian di kantor Anda, terlebih jika perusahaannya sudah besar maka administrasi menjadi salah satu nyawa yang harus diperhatikan dengan baik. Itulah beberapa fungsi administrasi perkantoran.