Cara Meningkatkan Kualitas Pelayanan

Kualitas pelayanan

Cara Meningkatkan Kualitas Pelayanan Customer Service dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan pada perusahaan atau bisnis kita. Kepercayaan menjadi modal utama bagi kita untuk menarik minat pelanggan agar mau membeli atau menggunakan jasa kita. Pelayanan yang baik menjadi daya tarik yang sangat ampuh karena pelanggan akan merasa nyaman.

Cara Meningkatkan Kualitas Pelayanan Customer Service

Kualitas pelayanan

Pelayanan yang baik akan menentukan kepuasan para pelanggan. Setiap pelanggan pasti merasa senang jika diperlakukan dan dilayani dengan baik. Customer service menjadi salah satu bagian dari perusahaan yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Beberapa pelanggan akan menghubungi customer service untuk menyampaikan keluhan atau sekedar bertanya. Pelayanan customer service ini dapat menentukan kepuasan dan kepercayaan para pelanggan sehingga Anda harus bijak dalam menghadapi pelanggan. Pelayanan harus selalu ditingkatkan agar pelanggan memberikan kepercayaan mereka pada perusahaan.
Berikut ini adalah cara Meningkatkan Kualitas pelayanan yang baik dari customer service:

  1. Pelayanan yang cepat dan tanggap

    Pelanggan yang ingin bertanya atau menyampaikan sesuatu pasti ingin segera mendapatkan pelayanan. Menunggu respons dari customer service akan membosankan sehingga sebisa mungkin jangan membiarkan para pelanggan menunggu terlalu lama dalam menerima balasan. Sebagian besar pelanggan pasti ingin segera dilayani sehingga mereka tidak memiliki waktu lama untuk menunggu jawaban atau balasan. Sebagai customer service, Anda harus bisa membalasnya dengan cepat dan tanggap. Tanggap artinya sesuai dengan apa yang dimaksudkan oleh pelanggan. Jangan sampai Anda cepat dalam membalasnya, tapi jawaban yang diberikan tidak sesuai dengan apa yang ditanyakan. Oleh karena itu, pahami perkataan pelanggan dengan baik sebagai cara meningkatkan kualitas pelayanan.

  2. Mendengarkan keluhan

    Mendengar adalah kegiatan yang cukup sulit untuk dilakukan karena kita cenderung untuk berkata dibanding mendengarkan. Sebagai customer service, kemampuan yang harus kita miliki adalah mendengarkan dengan baik. Pelanggan yang ingin menyampaikan sesuatu, sebagian besar dari mereka hanya ingin didengarkan. Anda harus mendengarkan pelanggan dengan penuh perhatian agar mereka merasa bahwa kita peduli dengan permasalahan pelanggan dan keinginan mereka.

  3. Menjaga kesabaran

    Tidak mudah untuk melayani pelanggan yang komplain. Kesabaran sangatlah dibutuhkan dalam menghadapi situasi seperti ini. Apabila kita kehilangan kesabaran, bisa-bisa kita ikut terpancing dan mengeluarkan perkataan yang tidak seharusnya. Hal ini justru akan memperburuk keadaan. Pastikan jika Anda menghadapi setiap keluhan dengan sabar sehingga Anda bisa menggunakan pikiran dengan jernih. Pikiran yang jernih inilah yang akan membantu kita dalam menemukan solusi yang tepat.

  4. Mencari solusi yang tepat

    Pelanggan yang menyampaikan keluhan pastinya menginginkan suatu penyelesaian yang baik. Keluhan muncul biasanya disebabkan karena pelanggan merasa dirugikan atau tidak puas terhadap produk atau pelayanan yang kita berikan. Setelah mereka merasa dirugikan maka mereka berharap untuk mendapatkan keuntungan dengan menyampaikan keluhan tersebut. Oleh karena itu, Andah harus bisa meyakinkan pada pelanggan bahwa Anda akan memberikan solusi terbaik bagi mereka dimana mereka akan diuntungkan dengan solusi tersebut. Namun, jangan terlalu memberikan harapan jika situasinya tidak memungkinkan. Paling tidak, solusi yang akan diberikan tidak merugikan atau mengecewakan pelanggan lagi

  5. Menjaga kesopanan

    Pelanggan bagaikan raja sehingga kita harus memperlakukannya dengan baik. Komunikasi terhadap pelanggan harus dilakukan dengan sopan agar membuat mereka merasa nyaman dengan pelayanan tersebut. Kesopanan ini tidak boleh berkurang, meskipun sedang menghadapi pelanggan yang sedang menyampaikan komplain. Tidak mudah untuk menjaga komunikasi secara sopan dengan emosi yang tidak stabil. Oleh karena itu, Anda harus bisa mengatur diri terlebih dahulu agar tidak mengurangi rasa sopan tersebut.

  6. Akui kesalahan

    Pelanggan yang menyampaikan keluhan atau komplain secara tidak langsung menunjukkan kesalahan yang telah dilakukan oleh perusahaan atau bisnis kita. Sebesar apapun suatu perusahaan atau bisnis, bukan suatu hal yang mustahil untuk melakukan kesalahan. Oleh karena itu, terimalah dengan lapang dada kesalahan yang telah dilakukan. Selain untuk menyelesaikan situasi yang panas, mengakui kesalahan dapat mengembalikan kepercayaan pelanggan. Dengan mengingkari atau menolak begitu saja komplain pelanggan akan menurunkan kepercayaan, akhirnya kita akan kekurangan pelanggan karena hal tersebut.

  7. Bersikap personal

    Pelanggan yang bertanya ataupun menyampaikan pendapat tentunya ingin mendapatkan tanggapan yang sebagaimana mestinya. Beberapa perusahaan atau bisnis menggunakan mesin sebagai customer service sehingga jawaban yang diberikan pada semua pelanggan sama. Jawaban dari mesin tentunya membuat mereka tidak puas karena jawaban tidak sesuai dengan harapan mereka. Oleh karena itu, customer service harus bisa bersikap secara personal terhadap pelanggan. Sikap ini membuat mereka merasa dihargai dan permasalahan dapat terselesaikan dengan baik karena mereka berkomunikasi dengan manusia, bukan mesin.

  8. Sediakan tempat untuk feedback

    Feedback sangat penting bagi kemajuan bisnis atau perusahaan, baik itu feedback positif maupun negatif. Untuk memudahkan kita membaca atau mengetahui apa yang dikeluhkan oleh pelanggan, maka sediakan tempat untuk itu. Anda dapat membentuk forum, media sosial atau website untuk tempat para pelanggan menyampaikan feedback mereka. Selain berguna bagi perusahaan, hal tersebut juga berguna untuk pelanggan sebagai jawaban dari bagaimana cara meningkatkan customer service.

  9. Support pelanggan 24 jam

    Keluhan dan pertanyaan pelanggan dapat muncul kapan saja. Kapan pun mereka bertanya atau mengeluh, mereka selalu ingin mendapatkan tanggapan secara cepat. Hal inilah yang membuat Anda harus membuat layanan 24 jam sehingga kapan pun pelanggan membutuhkan customer service, mereka akan ada untuk melayani dengan baik sehingga ini juga bisa menjadi faktor dalam meningkatkan layanan pelanggan.

  10. Tawarkan layanan khusus atau VIP

    Layanan perusahaan akan diberikan secara sama pada semua pelanggan. Hal ini sudah menjadi kewajiban dari perusahaan untuk tidak membeda-bedakan pelayanan. Namun, beberapa pelanggan membutuhkan pelayanan secara khusus karena kepentingan tertentu. Oleh karena itu, Anda dapat membuat layanan secara khusus atau yang sering disebut sebagai layanan VIP. Layanan unggul ini biasanya diberikan kepada anggota atau pelanggan yang sudah menjadi member secara khusus. Layanan ini akan memberikan kenyamanan bagi mereka yang membutuhkan perlakuan istimewa.

  11. Sediakan layanan live chat

    Perkembangan teknologi sebaiknya dimanfaatkan sebagai cara meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Salah satu perkembangan teknologi yang bisa membantu customer service dalam melakukan tugasnya adalah live chat. Layanan ini memudahkan pelanggan dalam bertanya atau menyampaikan komplain. Dengan adanya live chat, maka pelanggan dapat bertanya di mana pun dan bisa segera mendapatkan jawaban atau tanggapannya.

  12. Menyediakan customer service yang cukup selama waktu sibuk

    Customer service menjalankan tugasnya selama 24 jam untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan. Sebenarnya, dalam 24 jam tersebut, customer service hanya bekerja keras pada jam-jam tertentu, seperti jam kerja. Jarang pelanggan yang menyampaikan keluhan atau bertanya pada tengah malam atau dini hari sehingga pada waktu tersebut, customer service dapat sedikit menghela napas. Namun, pada jam kerja banyak pelanggan yang akan memasukkan pertanyaan atau keluhan sehingga customer service yang disediakan harus lebih banyak agar dapat menangani semuanya dengan baik.

cara meningkatkan Kualitas pelayanan

 

Demikian cara meningkatkan kualitas pelayanan customer service yang sedikit demi sedikit bisa Anda lakukan. namun jika anda masih kesulitan untuk meningkatkan kualitas pelayanan bisa mengikuti pelatihannya Di sini. team customer service anda akan di bimbing oleh trainer yang benar-benar sudah berpengalaman dan ahli di bidang nya.