Halo Sobat Bisnis, Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan aplikasi WhatsApp, bahkan mungkin menjadi salah satu aplikasi yang paling sering digunakan dalam bisnis Anda. Namun, dengan banyaknya chat yang masuk, terkadang sulit untuk mengelola dan menemukan pesan yang penting. Oleh karena itu, artikel ini akan membahas cara sortir chat WhatsApp bisnis agar bisa lebih efektif dan efisien dalam mengelola bisnis Anda. Simak panduan praktisnya berikut ini!
1. Kenali Fitur-Fitur WhatsApp Business
Sebelum memulai langkah-langkah sortir chat di WhatsApp bisnis, ada baiknya Anda mengenal terlebih dahulu fitur-fitur yang ada di WhatsApp Business. Beberapa fitur yang bisa membantu dalam mengelola chat bisnis antara lain:
| Nama Fitur | Fungsi |
|---|---|
| Quick Replies | Memungkinkan untuk menyimpan jawaban-jawaban yang sering ditanyakan oleh pelanggan, sehingga Anda bisa dengan cepat membalas chat. |
| Labels | Memungkinkan untuk memberikan label pada pesan-pesan tertentu, sehingga mudah untuk mengelompokkan chat dan menemukannya kembali. |
| Automated Messages | Memungkinkan untuk membuat pesan otomatis yang akan muncul saat pelanggan mengirimkan pesan pertama kali. |
Dengan mengenal fitur-fitur tersebut, Anda bisa lebih mudah mengelola chat bisnis di WhatsApp dan membuat bisnis Anda menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Tentukan Kategori Chat Bisnis Anda
Langkah pertama dalam sortir chat WhatsApp bisnis adalah menentukan kategori chat bisnis Anda. Beberapa kategori chat bisnis yang umumnya digunakan antara lain:
- Pemesanan barang atau jasa
- Komplain atau keluhan pelanggan
- Pertanyaan seputar produk atau layanan
Dengan menentukan kategori chat bisnis Anda, Anda bisa lebih mudah mengelompokkan chat dan menemukan chat yang penting dengan lebih cepat. Selain itu, Anda bisa membuat label-label sesuai dengan kategori chat tersebut untuk mempermudah pengelolaan chat bisnis di WhatsApp.
3. Gunakan Quick Replies
Quick Replies bisa menjadi fitur yang sangat membantu jika Anda sering menerima pesan-pesan yang serupa dari pelanggan. Anda bisa menyimpan jawaban-jawaban yang sering ditanyakan dan menggunakannya sebagai Quick Replies. Dengan begitu, Anda bisa lebih cepat dan efisien dalam membalas chat bisnis di WhatsApp.
4. Berikan Label pada Pesan Tertentu
Label adalah fitur yang memungkinkan Anda memberikan tag pada pesan tertentu. Misalnya, jika ada pesan yang menyangkut komplain atau keluhan pelanggan, Anda bisa memberikan label “Komplain” pada pesan tersebut. Dengan begitu, Anda bisa lebih mudah mencari dan menyelesaikan masalah yang ada.
5. Buat Pesan Otomatis
Membuat pesan otomatis bisa menjadi solusi jika Anda sulit untuk membalas chat bisnis di WhatsApp dalam waktu yang cepat. Fitur Automated Message pada WhatsApp Business memungkinkan Anda membuat pesan otomatis yang akan muncul saat pelanggan mengirimkan pesan pertama kali.
6. Gunakan Fitur Pin Chat
Fitur Pin Chat pada WhatsApp memungkinkan Anda untuk menempelkan chat bisnis tertentu di bagian atas halaman chat. Dengan begitu, Anda bisa lebih mudah menemukan chat yang penting dan tidak perlu repot-repot mencari chat tersebut di antara banyaknya chat yang masuk.
7. Terapkan Strategi Waktu
Terapkan strategi waktu dalam mengelola chat bisnis di WhatsApp. Misalnya, Anda bisa menentukan jam-jam tertentu untuk membalas chat atau mengecek chat bisnis. Dengan begitu, Anda bisa lebih fokus dalam menjalankan pekerjaan lainnya dan tidak terganggu oleh chat bisnis yang masuk.
8. Gunakan Aplikasi Tambahan
Jika Anda masih kesulitan dalam mengelola chat bisnis di WhatsApp, Anda bisa menggunakan aplikasi tambahan seperti WhatsApp Business API. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan chat bisnis dengan sistem bisnis yang Anda gunakan sehingga bisa lebih mudah dalam mengelola chat bisnis.
9. Jangan Hapus Chat Secara Sembarangan
Menyimpan chat bisnis bisa sangat penting, terutama jika chat tersebut berisi informasi penting seperti alamat pengiriman dan waktu pengiriman barang. Oleh karena itu, jangan hapus chat secara sembarangan. Simpan chat yang penting dan hapus chat yang tidak penting secara berkala.
10. Rajin-Rajinlah Menghapus Pesan Spam
Pesan spam bisa menjadi sangat mengganggu dan memakan banyak ruang penyimpanan dalam ponsel. Oleh karena itu, rajin-rajinlah menghapus pesan spam yang masuk ke dalam chat bisnis Anda.
11. Gunakan WhatsApp Web
WhatsApp Web adalah aplikasi WhatsApp yang bisa diakses melalui web browser di komputer. Dengan menggunakan WhatsApp Web, Anda bisa lebih mudah mengelola chat bisnis di WhatsApp menggunakan keyboard dan layar yang lebih besar.
12. Gunakan Whatsapp Business API
Jika bisnis Anda sudah mulai besar, maka pengelolaan chat bisnis di WhatsApp bisa menjadi semakin sulit. Oleh karena itu, Anda bisa menggunakan WhatsApp Business API untuk mengelola chat bisnis dengan lebih efektif dan efisien.
13. Buat Reminder
Buat reminder untuk mengecek chat bisnis di WhatsApp secara berkala. Misalnya, Anda bisa membuat reminder untuk mengecek chat setiap jam atau setiap 30 menit sekali agar tidak ada chat penting yang terlewatkan.
14. Tetapkan Prioritas Chat
Tetapkan prioritas chat bisnis yang masuk. Misalnya, jika ada chat yang menyangkut pemesanan barang atau jasa, maka chat tersebut harus dijawab lebih cepat dari chat yang hanya menanyakan informasi produk atau layanan.
15. Buat Grup Chat
Buat grup chat dengan pelanggan yang sering memesan barang atau jasa di bisnis Anda. Dengan begitu, Anda bisa memberikan update terkini dan promosi-promosi menarik secara lebih mudah dan efisien.
16. Jangan Lupa Etika dalam Berkomunikasi
Saat berkomunikasi di WhatsApp, jangan lupa etika dalam berkomunikasi. Jangan menggunakan bahasa yang tidak sopan atau tidak ramah. Selain itu, jangan juga merespons chat bisnis dengan terlalu lama agar pelanggan tidak merasa tidak dihargai.
17. Berikan Penjelasan yang Jelas
Berikan penjelasan yang jelas dan detail pada pelanggan mengenai produk atau layanan yang ditawarkan. Jangan hanya memberikan informasi secara singkat tanpa penjelasan yang jelas, karena hal ini bisa membuat pelanggan merasa kurang percaya dengan bisnis Anda.
18. Jangan Memaksa Pelanggan
Jangan memaksa pelanggan untuk membeli produk atau layanan dari bisnis Anda. Berikan penawaran yang menarik dan berikan waktu untuk pelanggan memutuskan untuk membeli produk atau layanan.
19. Tanya Kepuasan Pelanggan
Tanya kepuasan pelanggan setelah melakukan pembelian produk atau layanan di bisnis Anda. Hal ini bisa membantu dalam meningkatkan kualitas produk atau layanan yang ditawarkan.
20. Berikan Pelayanan yang Baik
Terakhir, berikan pelayanan yang baik pada pelanggan. Selalu berikan jawaban yang cepat dan jelas pada chat bisnis di WhatsApp. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih pada pelanggan yang sudah membeli produk atau layanan di bisnis Anda.
FAQ
Apa itu WhatsApp Business?
WhatsApp Business adalah aplikasi WhatsApp yang dirancang khusus untuk bisnis. Aplikasi ini memungkinkan bisnis untuk mengelola chat dengan pelanggan dengan lebih efektif dan efisien.
Fitur apa saja yang ada di WhatsApp Business?
Beberapa fitur yang ada di WhatsApp Business antara lain Quick Replies, Labels, Automated Messages, dan Pin Chat.
Apakah bisa menggunakan WhatsApp Business di komputer?
Ya, bisa. Anda bisa menggunakan WhatsApp Web untuk mengelola chat bisnis di WhatsApp melalui komputer.
Bagaimana cara menggunakan WhatsApp Business API?
Untuk menggunakan WhatsApp Business API, Anda harus terlebih dahulu mendaftar di WhatsApp Business API Official Website dan mengikuti prosedur yang ada.
Apakah penting untuk mengelompokkan chat bisnis di WhatsApp?
Ya, sangat penting. Dengan mengelompokkan chat bisnis, Anda bisa lebih mudah mengelola chat dan menemukan chat yang penting dengan cepat.
Apa saja kategori chat bisnis yang umum digunakan?
Beberapa kategori chat bisnis yang umum digunakan antara lain pemesanan barang atau jasa, komplain atau keluhan pelanggan, dan pertanyaan seputar produk atau layanan.
