Halo Sobat Bisnis, apakah Anda seringkali merasa kesulitan dalam menulis email bisnis? Tidak perlu khawatir, dalam artikel ini kami akan memberikan tips dan trik dalam menulis email bisnis yang efektif dan profesional. Dengan mengikuti panduan ini, diharapkan email bisnis yang Anda kirimkan akan lebih mudah dipahami dan mendapatkan respons yang positif dari penerima.
Pengenalan Email Bisnis
Sebelum kita masuk ke cara menulis email bisnis yang efektif, mari kita ketahui terlebih dahulu apa itu email bisnis. Email bisnis sama seperti email pada umumnya, namun berbeda dalam konteks penggunaannya. Email bisnis digunakan untuk kegiatan bisnis, seperti mengirimkan pesan kepada klien, partner bisnis, atau rekan kerja. Sehingga penting untuk memperhatikan bahasa yang digunakan dan tujuan dari email tersebut.
Berikut adalah beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam menulis email bisnis:
| No | Hal yang perlu diperhatikan |
|---|---|
| 1 | Bahasa yang digunakan |
| 2 | Tujuan dari email |
| 3 | Isi dan struktur email |
| 4 | Penulisan subject email |
| 5 | Penggunaan tanda baca dan ejaan yang benar |
Bahasa yang Digunakan
Bahasa yang digunakan dalam email bisnis haruslah formal dan profesional. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu santai atau informal, terlebih jika email tersebut ditujukan kepada klien atau partner bisnis. Selain itu, pastikan juga bahwa bahasa yang digunakan mudah dipahami oleh penerima email.
Berikut adalah beberapa tips dalam menggunakan bahasa yang tepat dalam email bisnis:
1. Hindari Penggunaan Bahasa Non-Formal
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, hindari menggunakan bahasa yang terlalu santai atau informal dalam email bisnis. Contoh penggunaan bahasa non-formal yang sebaiknya dihindari adalah:
- Penggunaan bahasa gaul atau slang
- Penggunaan singkatan atau akronim yang tidak umum
- Penggunaan kata-kata kasar atau tidak sopan
2. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Selain menggunakan bahasa formal, pastikan juga bahwa bahasa yang digunakan mudah dipahami oleh penerima email. Hindari menggunakan kosakata yang terlalu teknis atau sulit dipahami, kecuali jika email tersebut ditujukan kepada pihak yang sudah mengerti dengan bidang tersebut.
3. Gunakan Kalimat Singkat dan Jelas
Gunakan kalimat yang singkat dan jelas dalam email bisnis. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau terlalu panjang. Hal ini akan memudahkan penerima email dalam memahami isi dari email tersebut.
4. Hindari Penggunaan Emoji atau Emoticon
Hindari penggunaan emoji atau emoticon dalam email bisnis. Emoji atau emoticon cenderung terlihat tidak profesional dan dapat menurunkan kredibilitas dari email tersebut.
5. Perhatikan Pemilihan Kata
Perhatikan pemilihan kata yang digunakan dalam email bisnis. Hindari penggunaan kata-kata yang dapat menyinggung atau merugikan pihak lain. Gunakan kata-kata yang netral dan sopan.
Tujuan Email Bisnis
Sebelum menulis email bisnis, pastikan Anda sudah memiliki tujuan yang jelas dalam mengirimkan email tersebut. Hal ini akan memudahkan Anda dalam menentukan isi dan struktur email. Beberapa tujuan umum dalam pengiriman email bisnis antara lain:
- Mengirimkan informasi terbaru mengenai produk atau jasa
- Mengirimkan penawaran atau promosi
- Mengonfirmasi janji atau kesepakatan
- Mengajukan permintaan atau permohonan
Agar email bisnis Anda mendapatkan respons yang positif, pastikan tujuan dari email tersebut jelas dan mudah dipahami oleh penerima email.
Isi dan Struktur Email
Isi dan struktur email sangat penting dalam menulis email bisnis. Hal ini akan mempengaruhi tingkat kejelasan dan keterbacaan dari email tersebut. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis isi dan struktur email:
1. Gunakan Struktur yang Tepat
Gunakan struktur yang tepat dalam menulis email bisnis. Sebaiknya gunakan struktur yang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu:
- Pembukaan email (opening)
- Isi email (body)
- Penutup email (closing)
Pada bagian pembukaan email, tuliskan salam pembuka dan tujuan dari email tersebut. Pada bagian isi email, tuliskan informasi atau pesan yang ingin disampaikan secara jelas dan terstruktur. Pada bagian penutup email, tuliskan salam penutup dan tindakan yang diharapkan dari penerima email.
2. Jangan Terlalu Panjang atau Singkat
Pastikan isi email tidak terlalu panjang atau singkat. Isi email yang terlalu panjang dapat membuat penerima email cepat merasa bosan atau kehilangan fokus. Sedangkan isi email yang terlalu singkat dapat membuat informasi yang disampaikan menjadi tidak jelas atau tidak lengkap.
3. Sertakan Informasi yang Relevan
Sertakan informasi yang relevan dan memadai dalam email bisnis. Pastikan informasi yang disampaikan sesuai dengan tujuan dari email tersebut dan mudah dipahami oleh penerima email.
4. Sertakan Tindakan yang Diinginkan
Sertakan tindakan yang diinginkan dari penerima email pada bagian penutup email. Hal ini akan memudahkan penerima email dalam menentukan langkah selanjutnya setelah membaca email tersebut.
Penulisan Subject Email
Subject email adalah bagian yang sangat penting dalam email bisnis. Hal ini akan menjadi pertimbangan utama bagi penerima email untuk membuka atau mengabaikan email tersebut. Berikut adalah beberapa tips dalam menulis subject email yang efektif:
1. Gunakan Kata-Kata yang Menarik
Gunakan kata-kata yang menarik dan sesuai dengan isi dari email untuk menarik perhatian dari penerima email. Hindari penggunaan subject email yang terlalu umum atau tidak menarik.
2. Jangan Terlalu Panjang
Jangan membuat subject email terlalu panjang. Sebaiknya gunakan kata-kata yang singkat dan jelas dalam subject email. Hal ini akan memudahkan penerima email dalam membaca dan memahami tujuan dari email tersebut.
3. Sertakan Keterangan yang Jelas
Sertakan keterangan yang jelas dalam subject email. Pastikan keterangan tersebut sesuai dengan isi dari email dan mudah dipahami oleh penerima email.
Penggunaan Tanda Baca dan Ejaan yang Benar
Tanda baca dan ejaan yang benar sangat penting dalam menulis email bisnis. Hal ini akan membuat email terlihat lebih profesional dan mudah dipahami oleh penerima email. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penggunaan tanda baca dan ejaan yang benar dalam email bisnis antara lain:
1. Hindari Kesalahan Ejaan
Hindari kesalahan ejaan dalam email bisnis. Pastikan kata-kata yang digunakan telah dieja dengan benar dan tidak ada kesalahan tata bahasa.
2. Gunakan Tanda Baca dengan Bijak
Gunakan tanda baca dengan bijak dalam email bisnis. Hindari penggunaan tanda baca yang terlalu banyak atau tidak diperlukan. Hal ini akan membuat email terlihat berantakan dan sulit dipahami.
3. Perhatikan Format Tulisan
Perhatikan format tulisan dalam email bisnis. Gunakan format tulisan yang jelas dan mudah dibaca.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Apa itu email bisnis?
Email bisnis adalah email yang digunakan dalam kegiatan bisnis, seperti mengirimkan pesan kepada klien, partner bisnis, atau rekan kerja.
2. Apa yang perlu diperhatikan dalam menulis email bisnis?
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis email bisnis antara lain bahasa yang digunakan, tujuan dari email, isi dan struktur email, penulisan subject email, serta penggunaan tanda baca dan ejaan yang benar.
3. Bagaimana cara menulis email bisnis yang efektif?
Cara menulis email bisnis yang efektif antara lain menggunakan bahasa yang formal dan mudah dipahami, memiliki tujuan yang jelas, menggunakan struktur yang tepat, sertakan informasi yang relevan, serta gunakan subject email yang menarik dan jelas.
4. Apa yang harus dihindari dalam menulis email bisnis?
Hindari penggunaan bahasa non-formal, penggunaan emoji atau emoticon, penggunaan kalimat yang terlalu panjang atau singkat, serta penggunaan tanda baca atau ejaan yang salah.
5. Apa yang perlu diperhatikan dalam penulisan subject email?
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan subject email antara lain menggunakan kata-kata yang menarik, tidak terlalu panjang, serta sertakan keterangan yang jelas.
