Halo Sobat Bisnis, apakah Anda sering melakukan perjalanan bisnis? Jika iya, Anda pasti tahu betapa pentingnya sebuah surat perjalanan bisnis. Surat ini bukan hanya sebagai formalitas semata, melainkan juga sebagai bukti resmi bahwa Anda sedang melakukan perjalanan bisnis yang sah. Dalam artikel kali ini, kami akan membahas lebih dalam mengenai surat perjalanan bisnis dan segala hal yang perlu Anda ketahui sebelum melakukan perjalanan bisnis.
Apa itu Surat Perjalanan Bisnis?
Surat Perjalanan Bisnis, atau yang biasa disingkat SPB, adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh Perusahaan atau Instansi kepada karyawannya yang akan melakukan perjalanan bisnis. Surat ini berisi informasi mengenai tujuan perjalanan, jadwal perjalanan, biaya yang akan ditanggung oleh Perusahaan atau Instansi, dan hal-hal lain yang terkait dengan perjalanan bisnis.
Pentingnya SPB tidak bisa dianggap remeh. Dalam beberapa kasus, SPB dapat menjadi salah satu syarat penting dalam pengajuan reimbursement atau pembayaran biaya perjalanan bisnis. Oleh karena itu, pastikan Anda selalu meminta surat perjalanan bisnis sebelum melakukan perjalanan bisnis.
Kapan Anda Memerlukan Surat Perjalanan Bisnis?
Ada beberapa situasi di mana Anda perlu memiliki Surat Perjalanan Bisnis, di antaranya:
- Perjalanan dinas ke luar kota atau luar negeri.
- Perjalanan untuk menghadiri seminar, pelatihan, atau konferensi.
- Perjalanan untuk bertemu klien atau mitra bisnis.
Perlu diingat bahwa beberapa perusahaan atau instansi memiliki kebijakan yang berbeda-beda mengenai penerbitan SPB. Oleh karena itu, pastikan Anda mengetahui kebijakan perusahaan Anda terlebih dahulu sebelum meminta SPB.
Cara Membuat Surat Perjalanan Bisnis
Setelah Anda mengetahui apa itu Surat Perjalanan Bisnis dan kapan Anda memerlukannya, kini saatnya untuk membuat surat tersebut. Berikut ini adalah beberapa langkah yang perlu Anda lakukan:
1. Buatlah Format Surat
Format surat perjalanan bisnis sebaiknya mengikuti aturan atau standar yang berlaku di perusahaan Anda. Namun, secara umum format surat perjalanan biasanya terdiri dari:
- Header: Berisi logo perusahaan dan informasi kontak perusahaan.
- Nomor Surat: Diberikan oleh perusahaan sebagai kode unik untuk setiap surat.
- Tanggal: Tanggal dikeluarkannya surat.
- Alamat Tujuan: Alamat tempat Anda akan pergi.
- Pelaksana: Nama Anda dan jabatan Anda di perusahaan.
- Tujuan Perjalanan: Alasan atau tujuan dari perjalanan.
- Transportasi: Jenis transportasi yang akan digunakan selama perjalanan.
- Perkiraan Biaya: Rincian biaya yang akan ditanggung oleh perusahaan atau instansi.
- Tanda Tangan: Tanda tangan Anda dan atasan langsung Anda.
- Lampiran: Dokumen yang mendukung perjalanan Anda, seperti tiket pesawat atau hotel.
2. Isi Informasi yang Diperlukan
Jangan lupa untuk mengisi informasi yang diperlukan dalam surat perjalanan bisnis, seperti:
- Nama lengkap dan jabatan Anda di perusahaan.
- Tujuan perjalanan, seperti nama dan alamat klien atau mitra bisnis yang akan Anda kunjungi.
- Waktu dan durasi perjalanan, seperti tanggal keberangkatan dan kepulangan.
- Jenis transportasi yang akan digunakan, seperti pesawat atau kereta api.
- Budget yang akan digunakan selama perjalanan, seperti biaya tiket transportasi, biaya akomodasi, dan biaya makan.
- Nomor kontak darurat, seperti nomor telepon dan nama orang yang bisa dihubungi jika terjadi keadaan darurat.
3. Mintalah Persetujuan Atasan
Sebelum mengajukan surat perjalanan bisnis, pastikan Anda telah meminta persetujuan atasan langsung Anda. Hal ini penting agar perusahaan atau instansi dapat memahami alasan di balik perjalanan Anda dan menyetujui anggaran yang dikeluarkan untuk perjalanan tersebut.
4. Cetak dan Tandatangani Surat
Setelah Surat Perjalanan Bisnis selesai dibuat, cetak dan tandatangani surat tersebut. Jangan lupa untuk menyimpan salinan surat dan membawanya selama perjalanan Anda.
Frequently Asked Questions tentang Surat Perjalanan Bisnis
1. Mengapa perlu membuat Surat Perjalanan Bisnis?
Surat Perjalanan Bisnis diperlukan sebagai bukti resmi bahwa Anda sedang melakukan perjalanan bisnis yang sah. Selain itu, dalam beberapa kasus, SPB juga dapat menjadi salah satu syarat penting dalam pengajuan reimbursement atau pembayaran biaya perjalanan bisnis.
2. Apa saja yang perlu diisi dalam Surat Perjalanan Bisnis?
Dalam Surat Perjalanan Bisnis, Anda perlu mengisi informasi seperti tujuan perjalanan, waktu dan durasi perjalanan, jenis transportasi yang akan digunakan, perkiraan biaya yang akan ditanggung oleh perusahaan atau instansi, dan nomor kontak darurat.
3. Apakah kebijakan penerbitan Surat Perjalanan Bisnis berbeda-beda di setiap perusahaan?
Ya, kebijakan penerbitan Surat Perjalanan Bisnis dapat berbeda-beda di setiap perusahaan. Oleh karena itu, pastikan Anda mengetahui kebijakan perusahaan Anda terlebih dahulu sebelum meminta Surat Perjalanan Bisnis.
4. Bagaimana cara meminta persetujuan atasan?
Untuk meminta persetujuan atasan, Anda dapat mengajukan Surat Perjalanan Bisnis yang telah Anda buat bersama dengan rincian biaya perjalanan. Atasan Anda kemudian akan mengevaluasi permintaan Anda dan memberikan persetujuan jika dianggap sesuai dengan kebijakan perusahaan.
5. Apa yang harus dilakukan jika terjadi perubahan jadwal perjalanan?
Jika terjadi perubahan jadwal perjalanan, segera hubungi atasan Anda dan informasikan perubahan tersebut. Pastikan juga untuk melaporkan perubahan tersebut ke bagian administrasi atau keuangan perusahaan agar pihak terkait dapat memperbarui informasi dan anggaran perjalanan Anda.
Kesimpulan
Dalam perjalanan bisnis, Surat Perjalanan Bisnis memegang peranan penting sebagai bukti resmi yang sah. Oleh karena itu, pastikan Anda selalu meminta SPB sebelum melakukan perjalanan bisnis. Dengan mengetahui cara membuat Surat Perjalanan Bisnis yang tepat, Anda dapat memastikan perjalanan bisnis Anda berjalan lancar dan efisien.
