Halo Sobat Bisnis! Pasti kamu tahu kan bahwa surat bisnis sangat penting dalam menjalankan bisnis. Surat bisnis yang baik dan benar dapat mempengaruhi kesan pertama yang dimiliki oleh perusahaan atau pelanggan terhadap bisnismu. Oleh karena itu, kita perlu mengetahui ciri-ciri surat bisnis yang baik dan benar. Yuk simak!
Ciri-Ciri Surat Bisnis yang Baik
Surat bisnis yang baik memiliki beberapa ciri-ciri yang perlu diperhatikan. Apa saja ciri-cirinya? Simak selengkapnya di bawah ini:
1. Formal dan Professional
Surat bisnis haruslah dikemas secara formal dan professional. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan bahasa yang sopan dan tidak menggunakan bahasa yang terlalu akrab atau informal. Penggunaan kata-kata yang terlalu personal sebaiknya dihindari.
Contohnya:
| Salah | : Hi, kamu mau nongkrong di kafe kita? |
| Benar | : Selamat pagi, apakah tuan/nyonya/saudara berminat untuk berkunjung ke kafe kami? |
Dari contoh di atas, dapat dilihat perbedaan penggunaan bahasa yang formal dan casual dalam menyampaikan maksud dan tujuan surat bisnis.
2. Jelas dan Singkat
Surat bisnis yang baik sebaiknya memiliki point-point atau isi yang jelas dan singkat. Hal ini bertujuan agar surat tersebut mudah dipahami penerimanya dan tidak memakan waktu yang lama untuk membacanya. Gunakan kata-kata yang tepat dan jangan berbelit-belit dalam menyampaikan maksud dan tujuan surat bisnis.
3. Menggunakan EYD yang Benar
Salah satu ciri-ciri surat bisnis yang baik adalah penggunaan EYD (Ejaan yang Disempurnakan) yang benar dalam penulisan surat. Kesalahan dalam penulisan akan memberikan kesan tidak profesional yang akan membuat penerima surat tidak serius dalam menanggapinya.
4. Tepat Sasaran
Surat bisnis yang baik haruslah ditujukan kepada pihak yang tepat. Sebelum mengirim surat bisnis, pastikan nomor dan alamat yang dituju sudah benar. Hal ini akan memudahkan penerima surat dalam melakukan tindakan lanjutan terkait dengan surat bisnis tersebut.
5. Ada Lampiran
Surat bisnis yang baik sebaiknya dilengkapi dengan lampiran. Lampiran disini dapat berupa berbagai macam dokumen pendukung, seperti proposal, daftar harga, brosur, dan lain-lain. Hal ini bertujuan untuk memudahkan penerima surat dalam memahami maksud dan tujuan dari surat bisnis tersebut.
Ciri-Ciri Surat Bisnis yang Benar
Tidak hanya baik, surat bisnis juga haruslah benar. Surat bisnis yang benar akan menjamin kelangsungan bisnis yang berjalan dengan lancar. Lalu, apa saja ciri-ciri surat bisnis yang benar? Simak selengkapnya di bawah ini:
1. Memiliki Nomor dan Tanggal Surat
Surat bisnis yang benar harus memiliki nomor dan tanggal surat. Nomor surat bertujuan untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian surat di kemudian hari. Sedangkan tanggal surat berguna untuk menunjukkan kapan surat tersebut dibuat atau dikirimkan.
2. Menggunakan Kop Surat
Kop surat merupakan gambaran dari identitas dan identifikasi perusahaan atau institusi yang bersangkutan. Kop surat sebaiknya menggunakan logo, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan yang jelas dan terkini.
3. Mencantumkan Alamat Tujuan dan Pengirim
Surat bisnis yang benar harus mencantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan yang jelas. Hal ini akan mempermudah penerima surat dalam melakukan tindakan lanjutan terkait dengan surat tersebut.
4. Menandatangani Surat
Surat bisnis yang benar harus diakhiri dengan tanda tangan dari pihak pengirim surat. Tanda tangan bertujuan untuk memastikan bahwa surat tersebut benar-benar berasal dari pihak yang bersangkutan.
5. Ada Tembusan atau CC (Carbon Copy)
Surat bisnis yang benar sebaiknya dilengkapi dengan tembusan atau CC (Carbon Copy). Tembusan atau CC ini berguna untuk menginformasikan pihak lain yang terkait dengan surat tersebut. Sebagai contoh, tembusan surat bisnis dapat dilakukan ke bagian finance dan bagian persediaan barang.
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apa itu surat bisnis?
Surat bisnis adalah surat yang berisi pesan, informasi, atau permintaan yang digunakan untuk kepentingan bisnis antar perusahaan atau antar individu dalam konteks bisnis.
2. Apa saja jenis surat bisnis?
Berdasarkan fungsinya, terdapat beberapa jenis surat bisnis, antara lain:
- Surat Penawaran
- Surat Permintaan
- Surat Pemesanan
- Surat Konfirmasi
- Surat Penolakan
- Surat Peringatan
- Surat Pengunduran Diri
3. Apa fungsi dari surat bisnis?
Surat bisnis memiliki beragam fungsi, antara lain:
- Sebagai sarana untuk menghubungkan hubungan bisnis antar perusahaan.
- Sebagai media untuk menyampaikan informasi dan permintaan bisnis.
- Sebagai alat untuk melakukan negosiasi dan komunikasi bisnis.
4. Apa saja unsur-unsur dalam surat bisnis?
Unsur-unsur yang terdapat dalam surat bisnis adalah:
- Tanggal dan nomor surat
- Nama dan alamat penerima
- Nama dan alamat pengirim
- Salutasi atau pembukaan surat
- Isi surat
- Penegasan atau penutup surat
- Penandatanganan surat
- Lampiran
5. Apakah surat bisnis boleh dikirimkan melalui email atau WhatsApp?
Iya, surat bisnis boleh dikirimkan melalui email atau WhatsApp. Akan tetapi, pastikan bahwa email atau nomor WhatsApp yang digunakan adalah resmi dan terkait dengan institusi atau perusahaan yang bersangkutan.
Kesimpulan
Nah Sobat Bisnis, itulah tadi beberapa ciri-ciri surat bisnis yang baik dan benar. Dalam membuat surat bisnis, selalu perhatikan ciri-ciri tersebut agar dapat memberikan kesan yang positif terhadap bisnismu. Teruslah berkembang dan jangan lupa untuk selalu memperbaiki kualitas surat bisnismu. Selamat mencoba!
