Halo Sobat Bisnis, dalam dunia bisnis, komunikasi yang efektif menjadi kunci keberhasilan. Salah satu bentuk komunikasi yang penting adalah pesan bisnis. Pesan bisnis dapat berupa email, surat, atau pesan singkat yang bertujuan untuk menyampaikan informasi atau tujuan bisnis. Sebuah pesan bisnis yang efektif dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam suatu perusahaan. Nah, sebagai seorang pemilik bisnis ataupun karyawan, apakah kamu sudah memahami cara membuat pesan bisnis yang efektif? Yuk, simak ulasan berikut!
1. Menentukan Tujuan Pesan Bisnis yang Jelas
Sebelum menulis pesan bisnis, tentukan terlebih dahulu tujuan pesan yang ingin disampaikan. Hal ini akan membantu kamu untuk menentukan jenis pesan apa yang perlu kamu tulis dan bagaimana cara menyampaikannya dengan jelas dan persuasif. Pahami tujuan pesan bisnis yang ingin kamu sampaikan sehingga pesanmu terlihat lebih fokus dan mudah dipahami oleh penerima. Sebagai contoh, apakah tujuannya untuk menawarkan produk atau jasa, meminta pertemuan bisnis, atau sekedar memberikan informasi?
Some FAQS on this topic:
| Questions | Answers |
|---|---|
| Apa yang dimaksud dengan pesan bisnis? | Pesan bisnis adalah pesan yang digunakan dalam konteks bisnis yang berupa email, surat, maupun pesan singkat yang bertujuan untuk menyampaikan informasi atau tujuan bisnis. |
| Kenapa penting membuat pesan bisnis yang efektif? | Pesan bisnis yang efektif akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam suatu perusahaan |
| Bagaimana cara menentukan tujuan pesan bisnis yang jelas? | Pahami terlebih dahulu tujuan pesan yang ingin disampaikan sehingga pesanmu terlihat lebih fokus dan mudah dipahami oleh penerima. |
2. Mengetahui Siapa Target Penerima
Mengetahui siapa target penerima pesan bisnis juga sangat penting. Hal ini akan membantu kamu menentukan bahasa, gaya penulisan, dan format yang tepat. Yang perlu kamu perhatikan adalah siapakah penerima pesan bisnismu? Apakah atasan, kolega, atau pelanggan? Tentukan level formalitas dan gaya penulisan yang sesuai dengan siapa yang akan membaca pesanmu.
3. Menggunakan Bahasa yang Sopan dan Mudah Dipahami
Pesannya sudah jelas dan target penerimanya sudah kamu ketahui, selanjutnya kamu perlu memperhatikan bahasa yang sopan dan mudah dipahami. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu formal atau pun terlalu santai. Sebaiknya gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami oleh pembaca. Di samping itu, pastikan pesanmu berisi kalimat yang padat, jelas dan tidak bertele-tele. Sehingga pesanmu mudah dipahami oleh pembaca.
4. Menjelaskan Tujuan Pesan Dengan Singkat
Agar pesanmu efektif, usahakan menjelaskan tujuan pesanmu dengan singkat dan padat. Sehingga pembaca dapat dengan mudah menangkap maksud dari pesanmu. Tidak perlu memperpanjang pesanmu dengan penjelasan yang tidak perlu. Ingat, waktu merupakan aset yang sangat berharga dalam dunia bisnis.
5. Menjaga Fokus Pada Pokok Pembicaraan
Sebuah pesan bisnis yang efektif haruslah fokus pada pokok pembicaraan atau tujuan pesan. Jangan menambahkan hal-hal yang tidak relevan dengan isi pesanmu. Jika ada informasi atau penjelasan lain yang ingin kamu sampaikan, kamu bisa mencantumkannya di akhir pesan atau dalam lampiran.
6. Menambahkan Sentuhan Personal
Terkadang, menambahkan sentuhan personal pada pesan bisnis juga dapat meningkatkan efektivitasnya. Kamu bisa menambahkan salam pembuka yang akrab atau menyertakan apresiasi pada penerima pesan. Hal ini dapat menambah keterikatan antara kamu dengan penerima pesan.
7. Memberikan Call to Action
Memberikan call to action pada pesan bisnis juga penting. Kamu dapat memberikan ajakan atau tindakan yang ingin kamu sampaikan kepada penerima pesan. Namun, pastikan call to action yang kamu sampaikan bersifat persuasif dan berkaitan dengan tujuan pesan yang ingin disampaikan.
8. Memilih Waktu yang Tepat
Pilihlah waktu yang tepat untuk mengirimkan pesan bisnismu. Hindari mengirimkan pesan bisnis pada waktu yang kurang tepat seperti pada jam makan siang atau libur akhir pekan. Sebaiknya kirimkan pesan bisnis pada jam kerja dan pada hari yang tepat.
9. Memeriksa Kembali Sebelum Mengirimkan
Sebelum mengirimkan pesan bisnis, pastikan untuk memeriksa kembali pesanmu. Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau penulisan dalam pesanmu. Periksa kembali apakah pesanmu sudah sesuai dengan tujuan yang ingin kamu sampaikan atau belum.
10. Menjaga Etika Komunikasi
Menjaga etika komunikasi juga penting dalam membuat pesan bisnis yang efektif. Kamu perlu memperhatikan bahasa yang digunakan dan isi pesan yang kamu sampaikan. Jangan menggunakan bahasa yang kasar atau pun menyertakan konten yang tidak pantas dalam pesanmu. Ini akan memberikan dampak yang buruk pada citra perusahaanmu.
11. Menggunakan Bahasa Tubuh yang Positif
Bahasa tubuh yang positif juga dapat meningkatkan efektivitas pesan bisnismu. Menunjukkan sikap yang positif dan ramah pada penerima pesan dapat membuat pesanmu lebih disukai dan mudah diterima. Contohnya, kamu bisa menambahkan senyuman pada akhir pesanmu.
12. Menjaga Konsistensi Branding
Menjaga konsistensi branding juga penting dalam membuat pesan bisnis. Kamu perlu menentukan tone dan gaya penulisan yang sesuai dengan branding perusahaanmu. Ini akan membantu meningkatkan citra perusahaanmu dan membuat pesanmu mudah diingat oleh penerima.
13. Menghindari Kesalahan Ketik dan Tautan yang Salah
Pastikan kamu tidak melakukan kesalahan ketik dalam pesan bisnismu. Kesalahan ketik dapat membuat pesanmu terlihat tidak profesional dan kurang meyakinkan. Selain itu, pastikan tautan atau link yang kamu sertakan juga berfungsi dengan baik dan mengarahkan ke halaman yang benar.
14. Menyertakan Informasi Kontak yang Lengkap
Menyertakan informasi kontak yang lengkap juga penting dalam pesan bisnismu. Kamu bisa menyertakan nomor telepon atau email yang mudah dihubungi oleh penerima pesan. Ini akan memudahkan penerima pesan untuk menghubungimu kembali jika ada hal yang perlu dibicarakan selanjutnya.
15. Menggunakan Format yang Tepat
Pastikan kamu menggunakan format yang tepat dalam pesan bisnismu. Jika kamu menggunakan email, pastikan formatnya rapi dan terstruktur dengan baik. Jangan lupa juga untuk mencantumkan subjek email yang singkat dan jelas agar penerima pesan dapat langsung memahami tujuan emailmu. Jika kamu menggunakan surat, pastikan penggunaan format surat yang sesuai dengan standar.
16. Menggunakan Penutup yang Tepat
Menggunakan penutup yang tepat juga penting dalam pesan bisnismu. Sebagai contoh, jika kamu menulis pesan bisnis pada email, pastikan untuk menambahkan penutup yang sesuai seperti “Salam hangat” atau “Terima kasih”. Jangan lupa untuk menambahkan tanda tanganmu pada penutup pesanmu.
17. Menjaga Kejelasan Pesan
Menjaga kejelasan pesan juga penting dalam membuat pesan bisnis. Pastikan pesanmu mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Sehingga penerima pesan dapat langsung memahami maksud dari pesanmu. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau pun tidak perlu.
18. Menjaga Jangka Waktu yang Realistis
Menjaga jangka waktu yang realistis juga penting dalam pesan bisnis. Jangan menetapkan jangka waktu yang terlalu pendek dan tidak realistis. Ini dapat memberikan dampak yang buruk pada kualitas produk atau layanan yang kamu tawarkan. Pastikan kamu menetapkan jangka waktu yang realistis dan mampu dicapai.
19. Membuat Pesan yang Menarik
Agar pesan bisnismu lebih efektif, kamu perlu membuat pesan yang menarik dan memikat. Kamu bisa menggunakan gambar atau grafik yang menarik untuk memperkuat pesanmu. Jangan lupa untuk tetap menjaga kejelasan pesanmu dan tidak memberikan informasi yang terlalu banyak atau rumit.
20. Menerapkan Prinsip KISS (Keep It Simple and Straightforward)
Prinsip KISS (Keep It Simple and Straightforward) juga dapat membantu kamu untuk membuat pesan bisnis yang efektif. Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele atau pun konsep yang rumit. Sebaiknya gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pembaca dan sampaikan pesanmu dengan singkat dan jelas.
Itulah beberapa contoh pesan bisnis yang efektif. Dengan menerapkan tips-tips di atas, kamu dapat membuat pesan bisnismu lebih efektif dan meningkatkan produktivitas dalam bisnismu. Jangan lupa untuk selalu memperhatikan etika komunikasi dan menjaga citra perusahaanmu. Terima kasih Sobat Bisnis!
